30.09.2015

Организация переезда офиса. Советы по быстрому и удобному переезду

организация переезда офисаХороший офис – настоящий «второй дом» для его сотрудников. И за время пребывания в этом доме каждый работник обзаводится множеством вещей. Среди них есть как важные бумаги, оргтехника и канцелярия, так и милые сердцу мелочи, сувениры и прочие нужные вещи. А как быть, когда предстоит смена офиса? Как быстро и аккуратно перевезти все необходимое, ничего не потеряв и не испортив? Есть целая система правильной организации переезда с правилами, соблюдая которые можно сменить офис без проблем или потерь. Но есть и более простой путь – достаточно заказать офисный переезд под ключ в компании «Деликатный переезд». Все хлопоты и хитрости, связанные с переездом в новый офис, возьмут на себя профессионалы, а вам не придется отрываться от работы и беспокоиться о сохранности своих вещей.  

Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:

  • принятие решения;
  • выбор подрядчика;
  • подготовка;
  • переезд и обустройство.

Переезжать или не переезжать… Принимаем решение

Если такая идея возникла, в первую очередь стоит сориентироваться, насколько целесообразно переезжать: какие предстоят расходы, насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки.

В зависимости от того, насколько велика компания, планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда.

На данном этапе опасным моментом является некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, заранее продумайте два момента: кому звонить и что спрашивать.

Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр услуг, есть ли служба контроля качества - как говорится, важна каждая мелочь. Определите работы, которые потребуется выполнить. Ожидаете ли вы, что специалисты возьмут на себя упаковку вещей и мебели? Нужна только перевозка? Кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок? Или необходим весь этот объем работ? Ищите компании, которые смогут полностью взять на себя эти задачи.

Часто при формировании бюджета на переезд ориентируются на цифры, полученные в результате обзвона нескольких компаний. Но специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить очень приблизительный бюджет.

Какую первичную информацию точно нужно озвучить при первом телефонном звонке:

1.     Действительный объем перевозимого имущества. Вспомните все: количество стульев, тумб, кресел, размеры столов, сколько полок в каждом из шкафов, надо ли разбирать мебель или часть мебели можно перевезти в собранном виде.

2.     Необходимые сроки, в которые должен быть осуществлен переезд. Возможно, вам важно переехать за выходные, чтобы в понедельник все сотрудники могли выйти на свои рабочие места. У компаний-подрядчиков может быть наценка на работу в выходные дни, это придется учитывать.

3.     Есть ли оборудование или мебель, требующие особого внимания. Например, дорогая мебель из кабинета директора, или особо тяжелый сейф. Это потребует от мувинговой компании дополнительных ресурсов, например, сотрудников со специализированными навыками.

4.     Обозначить особенности помещений, как при выезде, так и въезде: с какого на какой этаж планируется переезд, какие есть лифты, лестницы.

Разумеется, даже такое дело как обзвон не стоит поручать секретарю, который не владеет полным объемом информации. Такие нюансы знает только сотрудник, который отвечает за бесперебойную хозяйственную деятельность офиса.

Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость, но также график, план работ, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.

Сравниваем сравниваемое

На втором этапе пройдет выбор мувинговой компании: определение условий переезда, проведение тендера (если такой этап предполагается), подготовка документации, заключение договора.

Какие подводные камни встречаются здесь:

  1. выбор подрядчика, который не обладает необходимыми для реализации проекта ресурсами;
  2. подписание договора, не содержащего принципиально важные положения (ответственность исполнителя за сохранность имущества компании и третьих лиц, соблюдение сроков переезда, информация об итоговой стоимости работ).
При выборе мувинговой компании, во-первых, принципиально важно убедиться в том, что у компании есть все необходимые для организации вашего переезда ресурсы, и что эти ресурсы нужного вам качества. Запросите информацию о состоянии грузового транспорта для переездов, количестве грузчиков, работающих в штате, какие инструменты и упаковку используют при работе. 

Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации аналогичных вашему проектов. И опыт не эпизодический, а непрерывный. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных перевозок. Учтите эти нюансы при формировании требований к подрядчику.

В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду.

Иногда при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох?

Стоимость будет складываться из трех составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем и продолжительность работ. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы получить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства.

Крайне желательно, чтобы мувинговая компания имела полис страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. Например, если будет повреждена отделка помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.

После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко понимаете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это обязательно стоит зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков. 

После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.

Готовимся к переезду

Итак, мувинговая компания выбранa ;) Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того, насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда).

Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.

Что можно и нужно подготовить заранее?

Во-первых, план расстановки мебели в новом офисе. Случается, на плане все выглядит хорошо, а на деле, в новом офисе мебель не вписывается в пространство. Бывали случаи, когда компания была вынуждена покупать новую мебель подходящих размеров.

Во-вторых, нужно выяснить у администраций бизнес-центров (по обоим адресам) возможности и сроки пользования лифтом. Вся эта информация потребуется мувинговой компании для разработки графика переезда. 

В-третьих, к моменту начала переезда все рабочие места должны быть максимально подготовлены. Все личные вещи сотрудников упакованы, а упаковки корректно подписаны; мебель и оргтехника промаркированы.

Хотим дать несколько полезных рекомендаций по упаковке личных вещей.

  • Для упаковки удобнее купить картонные коробки для переезда с доставкой (например, 40*30*30 см). Такие короба подойдут для упаковки документации и канцелярских принадлежностей, они достаточно удобны для переноски. Если вы будете использовать короба большего размера, то не заполняйте их полностью, иначе они станут неподъемными, к тому же есть риск, что картон не выдержит нагрузки, и дно короба порвется в самый неожиданный момент.
  • Все коробки нужно подписать крупными буквами на верхней и боковой части. Если это что-то особо ценное или хрупкое, то это надо написать на коробке в первую очередь. 
  • Мебель тоже необходимо промаркировать. Для этого на все детали нужно наклеить кусочки малярного скотча и подробно подписать. Привычные офисные стикеры не подойдут для этой цели, потому что могут отклеиться во время погрузки и перевозки.

Все необходимые упаковочные материалы для переезда вы можете заказать с доставкой у подрядчика.

Попросите мувинговую компанию заранее подготовить списки сотрудников и номера машин, которые будут работать во время переезда. Передайте списки в собственную службу безопасности для проверки (если она у вас есть), а также в службу охраны бизнес-центра(ов). Это позволит избежать простоя во время переезда в связи с недопуском сотрудников компании-перевозчика на территорию бизнес-центра. Убедитесь, что в день переезда автомобили компании-перевозчика смогут подъехать ко входу в бизнес-центр. При необходимости заранее забронируйте место на парковке.

Не стоит обходить стороной один щекотливый момент. Убедитесь, что у вашей компании нет задолженности перед арендодателем. Вас об этом могут не предупредить, но в ответственный момент транспорт мувинговой компании могут не впустить на территорию бизнес-центра, либо, наоборот, не выпустить полностью загруженные машины.

Постоянно контактируйте с представителем мувинговой компании. Совместно проводите подготовительные работы, корректируйте первоначальные планы. Это поможет осуществить переезд максимально эффективно и быстро.

Для наглядности мы подготовили образец – это ориентировочный план переезда, точнее список необходимых дел для его подготовки и проведения.

pereezd_ofisa_to_do_list.jpg

Поехали!

Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса.

Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты сотрудников мувинговой компании, которые отвечают за ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе.

Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда.

Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, IT, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет очень непросто.

Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.

Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство, обустраиваться, передвигать мебель. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.

Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!

Рекомендуемые статьи

Наши услуги
Полезно
НОВОСТИ
Компания «Деликатный переезд» ищет специалистов в команду!
Приглашаем на работу ответственных, физически выносливых и позитивных специалистов для работы на квартирных и офисных переездах.
27-10-2022
СТАТЬИ
Упакуйте домового: самые странные вещи, которые перевозят люди
РИА Недвижимость (https://realty.ria.ru), февраль 2022 г.
15-02-2022
ВИДЕО
Переезд офиса с компанией "Деликатный переезд"
В зависимости от ваших задач, мы готовы организовать переезд офиса под ключ или оказать целый ряд отдельных услуг. Многолетний опыт реализации проектов по переезду офисов, в том числе в другие города.
06-12-2017
БЛОГ
Организация хранения на кухне: всему найдется место
Проблемы с организацией хранения на кухне время от времени испытывают все. Подготовили статью для тех, кто хочет подойти к вопросу системно.
31-10-2022