07.04.2016
Переезд офиса может быть вызван разными причинами: расширение или уменьшение площадей, объединение нескольких компаний, возвращение на территорию материнской компании. Сегодня каждая компания решает задачи по оптимизации затрат, это касается и вопросов переезда. В этой статье мы расскажем, как же мувинговая компания может помочь организовать офисный переезд недорого.
Офисный переезд — мероприятие, к которому нужно подготовиться заблаговременно. Чем раньше и вдумчивее будут проработаны нюансы на этапе подготовки, тем экономичнее будет переезд.
Начать нужно с составления подробного списка имущества и плана расстановки мебели на новом месте. Продумайте заранее, необходима ли вся офисная мебель и оргтехника в новом помещении? Невостребованное имущество можно сдать на временное хранение, продать или утилизировать. Как показывает практика, это оказывается более выгодным, чем возить из офиса в офис ненужные предметы мебели или технику.
Оцените габариты лифтов, лестниц, нет ли ограничений по подъездным путям и когда есть возможность пользоваться лифтами (не всегда администрация бизнес-центра позволяет перевозить крупногабаритные грузы в рабочее время) — от этого будет зависеть насколько легко и оперативно пройдет ваш переезд. В списке имущества учтите не только количество мебели, но и размеры шкафов и столов, особо отметьте, есть ли предметы, требующие повышенного внимания (например, эксклюзивная мебель из кабинета руководителя, аквариум, тяжелый сейф, для которого потребуется такелаж и т.п.).
Пригласите к себе в офис специалиста мувинговой компании. Подробно ознакомьте его с имуществом, условиями, сроками переезда, поставьте перед ним задачу по оптимизации затрат. Не стесняйтесь озвучить, что вам необходим недорогой офисный переезд. Пусть менеджер сделает оценку стоимости перевозки и, при необходимости, стоимости хранения части вашего имущества. Изучив представленное коммерческое предложение, вы сможете сделать свой выбор, опираясь на цифры.
Затраты на переезд офиса в свою очередь тоже можно оптимизировать. Мы не будем рассматривать вариант, когда мувинговые компании в погоне за клиентом откровенно занижают цены и снимают с себя любую ответственность за сохранность перевозимого имущества. Мы хотим рассказать об объективных факторах, на которые вы в силах повлиять. Давайте разберемся, из чего складывается цена переезда. Стоимость формируют три основные «ингредиента»: услуги грузчиков, количество упаковочных материалов, аренда грузовой машины для переезда.
Роль грузчиков в осуществлении переезда трудно переоценить. В серьезной мувинговой компании работают квалифицированные специалисты, которые помогут не только со спуском и подъемом ваших вещей и мебели. Их можно попросить о перестановке мебели или навеске полок. Они знают, как разбирать эксклюзивную мебель со сложной фурнитурой, и как нужно эти предметы интерьера упаковать, чтобы они были надежно защищены от повреждений (царапины, сколы и т.п.). Чтобы появилась возможность экономии по этой статье расходов, нужно оптимизировать время их работы. Около 60% времени переезда затрачивается на подготовку имущества к перевозке. Для сокращения этого времени необходимо максимально подготовить офисную мебель и вещи сотрудников к транспортировке. Заранее определите, какие шкафы можно перевозить в собранном виде, не тратя время на их разборку и последующую сборку на новом месте.
Перед переездом всю мебель надо будет промаркировать. Для маркировки предметов мебели используйте малярный (бумажный) скотч. Он не оставляет липких следов, и на нем удобно писать фломастером. Офисные стикеры для этой цели не подойдут, потому что они могут отклеиться в самый неподходящий момент во время перевозки или расстановки мебели на новом месте.
Необходимые упаковочные и защитные материалы (стрейч и воздушно-пузырчатая пленки, картонные коробки для переезда, скотч) с доставкой в офис вы можете заблаговременно приобрести в мувинговой компании. Но, если вас не устраивает их стоимость, то вы можете приобрести их самостоятельно в строительном или канцелярском магазине. Вполне возможно, что это обойдется дешевле. По поводу необходимого количества упаковки вы можете проконсультироваться со специалистом вашей мувинговой компании.
Однако упаковочные материалы бывают разными. При покупке коробов обратите внимание, на какой вес они рассчитаны. Заполненный короб не должен весить более 15-20 кг, иначе его будет очень трудно переносить. Качественные короба выполнены из прочного картона, они выдерживают именно такой вес и не деформируются, если их ставить друг на друга.
Ни в коем случае не перевозите важную документацию в сумках, пакетах или мешках. Да, их можно купить недорого (или даже принести из дома), но, в такой упаковке документы при погрузке и разгрузке будут измяты, перепутаны и даже утеряны. Для упаковки архивов и бухгалтерской документации есть специальные архивные короба. Также существуют специализированные короба для упаковки компьютеров и оргтехники. Поручите каждому сотруднику самостоятельно упаковать содержимое своих тумбочек и шкафов. Оргтехнику, мебель и другие предметы, представляющие ценность, гораздо надежнее и быстрее упакуют специалисты мувинговой компании. К тому же в этом случае они будут нести ответственность за сохранность имущества, которое они упаковали своими руками.
Как выбрать грузовик для перевозки? Зная объем перевозимого имущества, специалисты подберут вам машину с подходящим объемом кузова. Зачастую лучше отдать предпочтение автомобилю с большим объемом фургона. Чем больше машина, тем больше вероятность, что перевозка будет осуществлена за одну поездку, соответственно, вам не надо будет оплачивать дополнительные часы работы машины. Одна поездка большого автомобиля обойдется дешевле, чем несколько поездок маленького.
Выбирайте для переезда дни с наименьшей загруженностью дорог, обычно это суббота и воскресенье. Заранее уточните у перевозчиков, есть ли наценки на работы в выходные дни. Только будьте осторожны с праздничными днями. На майские праздники плотное движение на МКАД. Перед Новым годом Москва встает в пробках, зато в дни новогодних каникул московские дороги свободны.
И самое важное. Не откладывайте решение вопросов, связанных с переездом «на потом». Заранее консультируйтесь со специалистами, воспользуйтесь опытом и ресурсами серьезной мувинговой компании. Вы сможете не только оптимизировать затраты на переезд, но и сбережете свои нервные клетки. А эта экономия бесценна!
Консультацию о том, как можно организовать переезд офиса в Москве недорого, вы можете получить у специалистов компании «Деликатный переезд». Звоните! +7 (495) 921-30-18
