В новый офис без потерь

Переезд часто сравнивают с пожаром - и по праву, если за дело берутся дилетанты. Однако сейчас проблему переселения из офиса в другой можно с легкостью решить силами мувинговых компаний (от англ. move – «переезжать, передвигать», ) основной функцией которых является оказание услуг по переезду.

Сегодня, пожалуй, каждая компания, существующая на рынке хотя бы год, успела хоть раз переехать и ощутить, как непросто без потерь осуществить эту затею. Упаковка вещей в коробки, желательно с надписью «Осторожно! Бьется!», разборка мебели, «пеленание» в пузырчатую пленку компьютеров и видеотехники - и все это необходимо успеть за считанные дни. Переезд в новый офис может не только доставить огромное количество хлопот, но и ударить по бюджету компании, ведь каждый день простоя отражается на ее финансовом благосостоянии. Чтобы смена дислокации не показалась вам слишком страшным делом и не затянулась на неопределенный срок, отняв бесценные силы и время, стоит обратиться к профессионалам - в мувинговую компанию. Впрочем, и здесь специалисты по переезду рекомендуют подумать о «перевозе» офиса с одного места на другое заранее. «Как правило, срок договора аренды истекает к концу года, что вызывает большой наплыв клиентов и практически все мувинговые компании, зарекомендовавшие себя на рынке, оказываются заняты, - поясняет Марат Абдулин, специалист по организационному развитию компании «Курье.Ру». - Поэтому, чтобы не переезжать со случайным перевозчиком и по завышенной цене, нужно заранее назначить дату переезда, определить сроки, выбрать мувинговую компанию, и лучше всего сделать это до конца ноября. Другой вариант - продлить сроки аренды на месяц (до конца января) и переехать в феврале, когда схлынет волна новогодних переездов». 

Прежде чем начинать переезд, необходимо определиться с тем, что именно из вашего имущества поедет вместе с вами на новое место, а с чем придется расстаться. Лишь затем можно смело набирать телефонный номер выбранной мувинговой компании и договариваться о встрече с менеджером или так называемым оценщиком. Он проведет осмотр всех помещений, подробно расскажет о процессе сборки вещей и их последующей транспортировке и, конечно, ответит на все возникающие вопросы. Понятно, что основной целью данной встречи является калькуляция затрат на переезд: расчет количества необходимых упаковочных материалов, требующихся для разборки и упаковки работников, техники и, если нужно, личных вещей сотрудников, а потом и погрузки всего имущества в машины, число которых, кстати, также определяет оценщик. 

«Как показывает опыт, подобные встречи не затягиваются надолго: чтобы оценить масштаб переезда, менеджеру мувинговой компании требуется около 20 минут», - поясняет Татьяна Громак, руководитель отдела маркетинга компании «Деликатный переезд». После этого совместно вырабатываются оптимальные условия доставки офиса заказчика на новое место. «В тот же день мувинговая компания высылает предложение по стоимости, срокам проведения, графику и плану переезда», - рассказывает Виталий Краснов, руководитель отдела офисных переездов компании «ЕвроПереезд». К этому прилагается и предварительный договор, заключаемый между компанией-исполнителем и компанией-заказчиком. В нем прописываются основные обязанности сторон: оплата предоставляемых услуг с одной стороны и оказание этих услуг - с другой. Также обязательным в договоре является пункт о возмещении убытков в случае нанесения физического ущерба имуществу компании-заказчика. «Мувинговая компания несет полную материальную ответственность за перевозимое имущество, в договоре на перевозку это указывается отдельным пунктом», - поясняет Марат Абдулин. Если во время переезда в новый офис будет повреждена мебель или техника, перевозчик реставрирует мебель и ремонтирует технику, а при отсутствии такой возможности выплачивает компенсацию из собственных средств (если сумма не превышает стоимости переезда) либо делает возмещение через страховую компанию, оформляя страховой случай. Следует также отметить, что заказчик по своему усмотрению может вносить в предварительный договор правки, снижая тем самым риски по переезду. Мувинговые компании обязаны возмещать вред, причиненный имуществу клиента при переезде. Однако этот момент должен быть согласован с мувинговой компанией. «Не стоит забывать и о том, что к договору обычно прилагается перечень имущества», - напоминает Татьяна Громак. Этот документ необходим для того, чтобы в дороге ничего не потерялось и все вещи доехали до конечного пункта назначения. «Особо ценные вещи, предметы искусства и антиквариата обязательно страхуются», - добавляет Татьяна Громак. 

Еще одним не менее важным моментом на этапе приготовлений к переезду является разработка плана дислокации сотрудников на новом месте. Как отмечают эксперты, чем точнее будет прорисован этот план, тем быстрее специалисты мувинговой компании смогут закончить свою работу. «Чтобы избежать лишних перестановок и недовольных реплик со стороны коллег, заранее согласуйте с сотрудниками схему размещения в новом офисе», - советует Татьяна Громак. План рабочих мест в новом офисе должен быть разработан с учетом особенностей помещений: расположение розеток, телефонных линий и пр. 

Наконец, между мувинговой компанией и компанией-заказчиком подписывается окончательный договор. Он вступает в силу, и начинается переезд. 

Пожалуй, самым ответственным этапом переезда является упаковка вещей. «Именно упаковка является гарантией того, что все имущество при транспортировке останется в целости. Кроме того, она предотвращает механические повреждения пола и стен внутри помещений», - поясняет Марат Абдулин. Справиться с этой задачей можно как силами мувинговой компании, так и собственными. В том случае, если вы предпочли паковать свои вещи самостоятельно, мувинговая компания предоставит вам весь необходимый упаковочный материал (коробки, скотч, пузырчатую пленку и пр.) и расскажет, как лучше уложить те или иные предметы. Коробки с личными вещами сотрудников должны быть обязательно подписаны (ФИО сотрудника, номер комнаты или наименование подразделения, из которого эти вещи перевозятся), чтобы в итоге они нашли своего хозяина. За несколько дней до переезда специалисты мувинговой компании приедут к вам в офис и начнут демонтаж мебели и техники. «Каждая деталь будет упакована отдельно», - рассказывает Виталий Краснов. Это же касается и фурнитуры, которая аккуратно складывается и маркируется. Безусловно, мувинговая компания берет на себя ответственность за то, что мебель будет успешно собрана на новом месте. Вы спросите, зачем разбирать «все по полочкам»? Ответ прост. Разборка корпусной мебели значительно сокращает ее объем при перевозке и значительно облегчает переноску. «Некоторые предметы просто-напросто не входят в грузовой лифт», - сетует Виталий Краснов. 

Упакованные вещи загружают в машины и везут в новый офис. Как правило, все коробки внутри машины закрепляются специальным образом, чтобы крутые повороты и глубокие канавы не стали причиной порчи имущества заказчика, ведь мувинговая компания обязалась возместить ущерб, нанесенный вещам переезжающих. 

И наконец, последний этап переезда - расстановка мебели и техники в новом офисе. «На новом месте ящики распаковывают специалисты мувинговой компании: мебель собирается и расставляется, вещи раскладываются, производится навеска картин, жалюзи и т. д.», - рассказывает Татьяна Громак. Мебель расставляется согласно плану, составленному компанией-заказчиком на первом этапе переезда. «Тяжелые предметы в помещении перемещают с помощью специальных тележек, - поясняет Марат Абдулин. - Эта и другие меры направлены на обеспечение сохранности помещения: полы, углы, стены». Если случилось так, что не все ваше имущество вместилось в новый офис, но вы не хотите с ним расстаться, или же оказалось, что часть мебели, оргтехники и документов вам пока не нужна, то можно отдать вещи на временное хранение компании, которая занималась организацией вашего переезда. Эта относительно новая услуга -ответственное хранение личных вещей, мебели и техники, по словам экспертов рынка мувинговых компаний, в последнее время весьма востребована. Забрать имущество вы можете в любое удобное вам время, воспользовавшись услугой доставки. 

После того как все вещи заняли свои законные места и весь мусор вывезен (это также вменяется в обязанность специалистам мувинговой компании), подписывается акт приема/передачи работ - документ, свидетельствующий, что обе стороны выполнили свои обязательства. «Переезд закончен только тогда, когда все вещи на своих местах и можно приступать к работе», - резюмирует Татьяна Громак. Однако часто бывает, что на следующий день после переезда сотрудникам надо что-то передвинуть или переставить. В этом случае также можно обратиться в мувинговую компанию, вызвав специалистов, которые сделают все необходимое, для того чтобы вы не тратили свое рабочее время на перестановку мебели. 

Так сколько же сегодня стоит транспортировка офиса? По словам Татьяны Громак, цена переезда складывается из стоимости упаковочного материала, работы сотрудников и транспорта. Кроме того, она зависит от требований к переезду и его условий: чем быстрее компания-заказчик захочет перебраться на новое место, тем выше стоимость. «В любом случае, - замечает Татьяна Громак, - это всегда индивидуальный процесс. Нет похожих переездов и средней цены». А вот в компании «ЕвроПереезд» называют приблизительные цифры. «Перевезти компанию численностью 500 человек обойдется заказчику примерно в 1,25 млн руб.», - рассказывает Виталий Краснов. Вычисляется эта цифра путем умножения объема перевозимого имущества на цену за единицу объема. «Последняя величина, определяющаяся экспертным путем, зависит от сложности переезда, технических условий по обоим адресам и прочего», - добавляет Виталий Краснов. В среднем стоимость 1 куб. м перевозимого имущества варьируется от 540 до 750 руб., включая НДС. Объем одного рабочего места составляет примерно 3 куб. м (стол, стул или кресло, подкатная или приставная тумба, оргтехника, то есть компьютер в комплекте, 2-4 коробки личных вещей и офисного шкафа). «Однако при подсчете объема вашего имущества следует обратить внимание на то, что кабинеты руководителей, АХО, рецепции (или приемной), кухни-столовой, архива и серверной занимают несколько большие места, нежели обычные рабочие», - предупреждает Виталий Краснов. Следовательно, все это рассчитываются отдельно. «Вот и получается, что комплексная услуга по перевозке офиса, например на 10 человек, обойдется вам примерно в 27-34 тыс. рублей», - говорит Краснов. 

Оплата услуг производится обычно после того, как все работы закончены. Однако если объем работ очень большой, то клиенту необходимо внести предоплату в размере 30-50 % от общей стоимости переезда.

«К сожалению, многие привыкли переезжать или с помощью непрофессиональных, так называемых «серых» перевозчиков, или своими силами. Ущерб в результате подобного переезда бывает различный, начиная от повреждений мебели и заканчивая огромными потерями драгоценного времени и сил. Но можно переехать в новый офис и без потерь. Для этого надо просто обратиться в профессиональную компанию. Если переезд будет проводить профессионалы, то все сложности, связанные с этим процессом, мувинговая компания берет на себя. Муверы все спланируют, организуют, проконтролируют и проверят. Клиент практически не потратит своего времени и от переезда получит только положительные эмоции».

При выборе мувинговой компании следует обращать внимание на:

В итоге после общения с менеджером мувинговой компании у вас не должно остаться никаких вопросов и волнения по поводу предстоящего события.

 

На этом этапе необходимо выбрать мувинговую компанию - это, пожалуй, самая трудная задача. Помощь могут оказать компании, уже имеющие опыт переезда, и ваша интуиция. Далее необходимо поговорить с диспетчером, вызвать оценщика и составить смету перевоза вашего офиса. Затем заключается договор и по желанию компании-заказчика страхуется все или особо ценная часть его имущества. 

На этом этапе осуществляется разборка и упаковка мебели (по вашему желанию это может быть сделано как в день переезда, так и заранее), предметов интерьера, электронной техники и личных вещей сотрудников переезжающей компании. Корпусную мебель обычно оборачивают воздушно-пузырчатой пленкой или листовым картоном; если ее не разбирают, то все створки фиксируются скотчем, бумажным или полиэтиленовым. Мягкую мебель заворачивают в плотный полиэтилен. Документы и книги укладывают в коробки из гофрокартона. Все коробки маркируются. Затем составляется список перевозимых вещей и упаковочный лист и начинаются погрузочные работы с применением специальных приспособлений и оборудования. К моменту начала погрузочных работ подается специально оборудованный транспорт, где груз грамотно размещается и закрепляется. Финалом этого этапа является транспортировка всех ваших вещей в новый офис. 

В новом офисе при необходимости полы, дверные косяки и стены закрывают специальным защитным покрытием, дабы исключить порчу поверхностей. Потом осуществляется выгрузка и подъем имущества переезжающей компании на нужный этаж. Все распаковывают, мебель собирают и расставляют согласно предоставленному плану. По желанию клиента подключают электронную технику. После этого вывозится мусор. И вот, наконец, вы можете осмотреть свой новый «дом»: все ли вещи на месте, нет ли на них физических повреждений. Затем подписывается акт выполненных работ.