Административный директор, №6 декабрь 2015
Автор: Станислав Клоков
Год выдался не из легких. Снижение деловой активности, определенные финансовые трудности, связанные со скачками курсов валют, да и общее положение в стране вынуждают компании пересматривать договоры аренды используемых помещений, приглядываться к площадям подешевле. Это значит, что многим предстоит переезд — очередной вызов для административно-хозяйственного руководителя, с которым он должен справиться подобающе. О том, какие риски при переезде ожидают компании, журналу «Административный директор» рассказали Михаил Колпаков, руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд», и Александр Пахмутов, административный менеджер компании «МегаЛабс».
Как правило, в любом офисном переезде заняты два действующих лица — владелец имущества и мувинговая компания, которая осуществляет перемещение этого имущества на новое место. Основными рисками владельца при переезде эксперты называют: утрату имущества, информации, нарушение сроков начала работы компании на новом месте, упущенную выгоду, репутационные риски должностного лица, отвечающего за проект. Среди рисков подрядчика указывают увеличение себестоимости работ, штрафные санкции и также репутационные риски.
Кроме того, эксперты выделяют четыре основных этапа переезда, где эти риски можно выявить и предупредить:
1) Принятие компанией решения о переезде;
2) Выбор компании, предоставляющей услуги по переезду;
3) Подготовка к переезду;
4) Переезд на новое место и обустройство.
1. Выбираем новые площади
Как считает Александр Пахмутов, рассматривая выгодные предложения об аренде, нельзя браться за первое подходящее по цене. Прежде стоит изучить скрытые риски переезда в принципе, определить выгоды и потери компании, которые могут возникнуть. И только взвесив все за и против, принимать решение и определять дату переезда. Компания должна понимать, для чего ей необходим переезд.
Александр отмечает: «Риск неправильного определения необходимой площади будущего офиса — один из главных при переезде. Компания может как динамично расти, так и сокращаться, поэтому необходимо знать планы ее развития как минимум на два года вперед. Ошибиться в выборе площади при переезде очень легко. В своем последнем переезде мы преследовали две основные цели — уменьшить стоимость аренды и увеличить площадь, оставшись в той же примерно локации, где и были. То есть найти большой и дешевый офис в центре рядом со своим маленьким дорогим. Когда мы переехали в предыдущий офис, уже спустя несколько месяцев расти было некуда, только на улицу».
Помимо риска неправильного определения площади, по словам административного менеджера компании «МегаЛабс», существует также риск выбора офиса с неправильной локацией. Сегодня практически все компании, решившиеся на переезд, рассматривают транспортную доступность нового офиса для персонала. Известно множество случаев потери ценных сотрудников из-за переезда в новейший, комфортный офис со всеми современными коммуникациями, но неудобный с точки зрения месторасположения.
Кроме того, существует риск переезда в некачественное здание, что повлечет его дооснащение, а значит, потребуются дополнительные денежные средства, которые могут оказаться весьма значительными.
Все эти риски ведут к появлению одного глобального риска для компании — неправильного расчета бюджета на переезд.
Как отмечает Михаил Колпаков, руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд», на этапе принятия решения о переезде также важно определить затраты непосредственно на сам переезд в новый офис. Для более точного определения бюджета он рекомендует пригласить сразу несколько мувинговых компаний,
попросить их подготовить несколько вариантов смет, ведь на этом этапе, как правило, еще не известен ни график переезда, ни точный перечень имущества. Также необходимо заранее оценить целесообразность перемещения мебели в новый офис — может оказаться, что затраты на ее перевозку выше или близки к стоимости новой мебели. Произвести такую оценку вам также поможет мувинговая компания.
Для корректного расчета стоимости услуг Михаил Колпаков рекомендует заказчику передать мувинговым компаниям максимально исчерпывающую информацию об объеме перевозимого имущества (мебели, техники), характеристиках всего имущества, условиях переезда (сроки), особенностях помещения и прочем. Это поможет исполнителю минимизировать ошибки при расчете времени переезда и количества необходимых специалистов. Не редки случаи, когда клиенты в техзадании указывают лишь общее количество рабочих мест, которое впоследствии не совпадает с реальным объемом. Профессиональная мувинговая компания обязательно попросит уточнить характеристики имущества и условия переезда. Не предоставляя информацию, вы сами увеличиваете риск некорректного расчета бюджета переезда.
2. Выбор организации-подрядчика
Для того чтобы избежать неправильного формирования бюджета на переезд, следует не только корректно рассчитать все затраты на новый офис, разработать план переезда, но и выбрать безупречного подрядчика по переезду. Михаил Колпаков рекомендует еще до начала тендера из списка участников отсеять «фирмы-однодневки», а также подрядчиков с большим количеством отрицательных отзывов: «Одно дело пообещать, а совсем другое — выполнить в срок и с должным уровнем качества. Выясните, дорожит ли подрядчик своей репутацией, всегда ли выполняет взятые на себя обязательства. Это можно сделать, опросив ваших коллег, административных директоров других компаний».
В свою очередь, Александр Пахмутов подтверждает, что основной риск при выборе поставщика — вероятность заключения договора с мувинговой компанией, которая предложила лучшую стоимость, не соразмерив свои ресурсы с объемом возлагаемых на нее обязательств. Это, по мнению эксперта, грозит заказчику сры-вом сроков переезда, порчей или утратой имущества. Чтобы этого избежать, при согласовании условий договора следует учитывать ответственность исполнителя за возможные нарушения, а на этапе проведения тендера убедиться, что мувинговая компания обладает всеми ресурсами для реализации своих обязательств — у нее достаточно транспортных средств для перевозки имущества, есть необходимые для упаковки и транспортировки расходные материалы, достаточно квалифицированного персонала. Также подрядчик должен подтвердить, что данный проект для него не первый и опыта у него достаточно.
Чтобы предотвратить возможные конфликтные ситуации, многие компании, организующие переезды, страхуют риски, которые могут быть связаны с порчей имущества, отделки офиса или здания при погрузке-разгрузке, либо риски нарушения сроков. Александр Пахмутов настаивает на обязательном включении в договор с подрядчиком страхования перевозимого имущества: «С одной мувинговой компанией я работал по переездам на протяжении четырех лет, проблем никогда не возникало. Поэтому, когда мы в очередной раз собрались переезжать, проблема выбора не стояла. Подрядчику было направлено техзадание, он должен был оценить свои возможности и ресурсы. Он их подтвердил и предложил хорошую цену. Однако при реализации проекта ему не хватило ресурсов. По плану переезд должен был пройти за выходные. Но весь понедельник мы устраняли последствия переезда: коробки не были разобраны, где-то стояла несобранная мебель... Несмотря на то что все вещи были вовремя и гра-мотно упакованы, подписаны, в процессе переезда все превратилось в кучу, некоторые вещи были испорчены, повреждены. В итоге для подрядчика наш переезд закончился еще хуже, чем для нас. Они понесли большие убытки — привлекали дополнительных людей, а потом еще и возмещали нам потери за порчу имущества.
Что делать, чтобы минимизировать такие риски? Здесь помогут исключительно пункты о страховании и штрафных санкциях, прописанные в договоре. В нашем договоре их не было, мы работали по нему много лет и недооценили важность переезда».
Михаил Колпаков добавляет, что также важно убедиться не только в наличии в договоре механизма разрешения ситуаций с повреждением имущества заказчика, но и с повреждением имущества третьих лиц. Это могут быть как элементы отделки помещения бизнес-центра (зеркальный лифт, мраморная колонна, стеклянная дверь, напольное покрытие), так и автомобили третьих лиц, припаркованные на пути следования специалистов. Убедитесь, что у мувинговой компании есть полис страхования ответственности перед третьими лицами, ведь в случае его отсутствия ответственность за повреждения может лечь на плечи вашей компании.
3. Подготовка к переезду
Чем эффективнее будет проведена подготовка к переезду, тем проще и быстрее он пройдет. По мнению Михаила Колпакова, успех переезда во многом зависит от взаимоотношений арендатора с администрацией офисного центра — как того, откуда он выезжает, так и того, куда въезжает. С ней необходимо согласовать график переезда, получить пропуск на парковку, разрешение на пользование холлом, лифтами и, возможно, лестничными пролетами для погрузки-выгрузки имущества. Также надо убедиться в отсутствии задолженностей по договору аренды во избежание конфликтных ситуаций во время погрузки.
Кроме того, важно правильно построить работу по подготовке к переезду с сотрудниками компании. «До персонала необходимо довести график и план подготовки к переезду и самого переезда, подробные инструкции по упаковке и маркировке вещей, назначить ответственных по отделам, этажам, которые будут следить за ходом выполнения работ, порядком пользования упаковочным материалом, — говорит руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд». — Помочь в этом может мувинговая компания. Например, мы часто по просьбе заказчика проводим инструктаж перед переездом (как правило, собираются руководители отделов), максимально подробно рассказываем, как лучше организовать сотрудников, чтобы переезд прошел точно по графику».
Александр Пахмутов согласен с тем, что не у всех клиентов есть опыт переездов, поэтому заказчик ожидает, что именно мувинговая компания учтет все возможные риски и расскажет о них еще на этапе подготовки: «Клиент не должен задумываться о том, сколько пропусков на машину ему нужно заказать перевозчику, не должен вычислять — пройдут ли его столы в лифтовой проход. Это задача нанятого им профессионального поставщика, который должен все предусмотреть, проверить и дать исчерпывающий список того, что заказчик должен сделать, чтобы их совместный проект прошел успешно».
4. Переезд и обустройство
Михаил Колпаков убежден, что крайне важно до начала переезда иметь его четкий план и график проведения работ (буквально по часам). А вот уже во время переезда необходимо избегать изменения этого графика, просто ставя в известность мувинговую компанию. То, что заказчику кажется несущественным (например, поменять уже согласованную последовательность перемещения имущества), в отдельных случаях может полностью нарушить логику переезда, привести к серьезным сдвигам по срокам.
Для предупреждения повреждений и потери имущества также рекомендуется во время переезда разграничивать доступ в помещение разным подрядчикам (мувинговая компания, IT, ремонт, клининг и прочее).
Как считает Александр Пах-мутов, предусмотреть все риски на сто процентов невозможно: «Что-то мы должны закрыть сами, что-то переложить на мувинговую компа-нию, а что-то принять как есть и просто надеяться, что ничего страшного не случится. Иногда цена действий и предупредительных мер, которые направлены на устранение рисков, может превышать стоимость всего проекта переезда».
Михаил Колпаков добавляет: «Безусловно, заниматься исключительно минимизацией возможных рисков мало кто хочет — все мы люди, нам кажется, что с нами-то точно все будет хорошо, ничего страшного и сложного не произойдет. Однако большинство рисков известны и понятны, ведь не первый год компании переезжают, уже накоплен огромный опыт. Наша компания систематизировала информацию о возможных рисках во время переезда, основываясь на собственном опыте, ошибках коллег. Мы готовы этой информацией делиться. Хотелось бы отметить, что, по нашему мнению, успех переезда на 90% зависит от того, реализованы ли подготовительные мероприятия. Чем больше усилий с вашей стороны будет затрачено на этапе подготовки к переезду, тем ниже вероятность реализации рисков «дольше и дороже» во время самого переезда».
