Информационно-аналитический портал Arendator.Space,
31.07.2013
Переезд компании в новый офис - довольно хлопотное мероприятие, особенно если речь идет о переезде крупной компании. Столько всего нужно учесть, чтобы переезд прошел по плану, без срывов и накладок, чтобы сотрудники могли приступить к работе в запланированное время. В том, как пройдет переезд, большая доля ответственности административного директора. Именно в его силах организовать выбор мувинговой компании и определить сам процесс переезда так, чтобы были учтены все возможные риски. При этом большинство рисков может реализоваться уже в процессе переезда. О том, как этого избежать, мы поговорили с Михаилом Колпаковым, руководителем отдела развития компании «Деликатный переезд».
Есть ли принципиальные различия в организации переездов небольших и крупных компаний?
С точки зрения видов выполняемых работ больших различий нет, но вот по уровню сложности переезд крупной компании может быть гораздо серьезнее обычного вследствие целого ряда особенностей. Как правило, связаны они с большим объемом перевозимого имущества и сжатыми сроками проведения работ. Основные принципы организации переезда одни и те же, но есть различия в технологии проведения работ, связанные с оптимизацией затрат, использованием ресурсов на больших переездах. Например, это может отразиться на последовательности действий при упаковке, погрузке/выгрузке и перевозке имущества. Если при переезде небольшой компании операции по упаковке, погрузке и транспортировке мебели осуществляются циклами, одна операция за одной, по мере работы с отдельными кабинетами, то при организации больших переездов целесообразно выполнять операции последовательно – сначала только разборка мебели, потом только упаковка, далее погрузка и прочее. Такая организация работ позволяет оптимизировать затраты ресурсов.
Поэтому важно выбрать компанию-перевозчика с опытом реализации крупных проектов по переездам офисов. В этом случае велика вероятность того, что опыт компании и наличие определенных технологий позволит оптимизировать временные и финансовые затраты на переезд.
Какие требования необходимо предъявить к компаниям-перевозчикам на этапе выбора подрядчика по переезду?
В первую очередь необходимо проверить надежность компании, уточнить год ее основания, проводилась ли реорганизация компании, если да, то в связи с чем она проводилась. Необходимо также запросить отчеты о финансовых результатах, бухгалтерские балансы. Далее очень важно оценить спектр предоставляемых самой компанией услуг, узнать, специализируется ли компания на оказании услуг по проведению комплексных переездов или только на транспортных услугах. Если Вы намерены минимизировать риски, связанные с проведением переезда, выбирайте компанию, которая в силах самостоятельно выполнить весь комплекс необходимых вам работ, не привлекая субподрядчиков. Очень часто в тендерах на организацию переездов офисов принимают участие транспортные компании, не обладающие ресурсами и опытом выполнения крупных проектов, рассчитывающие на привлечение субподрядчика для проведения непрофильных для них работ в случае победы в тендере. В Ваших интересах выбрать понятного и надежного перевозчика, чтобы все исполнители были прозрачны.
Не менее важно, каким образом мувинговая компания будет реализовывать проект. Задайте вопросы относительно технологий организации процесса переезда, а также имеющихся у компании ресурсов для реализации запланированного.
Запросите у компаний данные о наличии производственных ресурсов для реализации проекта (количество специалистов, транспорта, упаковочного материала). Конечно, отсутствие у компании собственных ресурсов не говорит о том, что она не справится с реализацией проекта. Однако в случае привлечения сторонних ресурсов увеличивается риск возникновения непредвиденных ситуаций, накладок, задержек в поставках и пр. Если Ваша цель - минимизировать подобные риски, в первую очередь рассматривайте компании, обладающие собственными производственными ресурсами. Подтверждением наличия технологий работы в какой-то степени будет выступать перечень реализованных проектов аналогичного масштаба.
Запросите такой перечень, желательно с указанием объема и сложности выполненных работ, графиков проведенных переездов, особенностей переезда. Важно не просто наличие подобных проектов за всю историю существования компании, оцените также, были ли аналогичные проекты за последние 4-6 месяцев. «Свежие» проекты свидетельствуют о текущем состоянии компании, ее ресурсных возможностях в настоящий момент.
Чтобы быть уверенными в результате, обратите также внимание на рекомендательные письма, отзывы от компаний-клиентов. Сопоставьте их со списком реализованных проектов, посмотрите, есть ли рекомендации от крупных компаний за последние 4-6 месяцев. Кроме этого, попросите контакты ответственных за переезд лиц из компаний-клиентов, свяжитесь с ними, уточните, насколько хорошо были осуществлены работы, были ли какие-то непредвиденные ситуации, как они решались. Попросите поделиться опытом подготовки и проведения переезда - это самое ценное.
Итак, собрали информацию о компании, ее ресурсах и реализованных проектах. Однако при выборе мувинговой компании не обойтись без оценки адекватности стоимости проекта. На что необходимо обратить внимание в коммерческом предложении?
В первую очередь коммерческое предложение должно быть составлено именно под Ваш проект, должна прослеживаться индивидуальность, а не заполненный наспех шаблон. Такие важные условия, как график переезда и перечень предоставляемых в рамках конкретного проекта услуг, фактически определяют стоимость, поэтому требуйте, чтобы эти разделы были расписаны максимально подробно. Вы должны убедиться в прозрачности ценообразования. Для этого в предложении должны быть представлены не только тарифы на услуги и окончательная стоимость проекта, но и подробная смета на предполагаемые работы. Если точные условия переезда еще не определены (например, днем Вы будете переезжать или в вечернее и ночное время) или не до конца понятен перечень перевозимого имущества (не решили, с мебелью будете переезжать или без), попросите предоставить вам несколько вариантов расчетов на каждый случай. Расчеты должны быть прозрачными, логичными, объяснять любое изменение цены. В итоге Вы должны четко понимать, как изменится стоимость переезда при изменении условий.
В случае если компания не может подробно разъяснить, почему стоимость работ равна именно заявленной сумме, Вы рискуете оказаться в ситуации, когда при внезапном изменении условий переезда стоимость услуг немотивированно возрастет и выйдет за рамки бюджета. Однако менять компанию-перевозчика уже во время проведения переезда – крайне не выгодное занятие. Помимо этого, обратите внимание на оформление коммерческого предложения, общую логику изложения, грамотность. Отношение компании к документам свидетельствует об общем профессиональном уровне компании, квалификации ее сотрудников.
Какие обязанности исполнителя, дополнительные процедуры необходимо закрепить в договоре с мувинговой компанией? В договор должны быть обязательно включены вопросы ответственности за несоблюдение сроков переезда (с обеих сторон), а также за повреждения/пропажи перевозимого имущества и имущества третьих лиц. Рекомендуем закрепить в договоре или приложении к нему график осуществления переезда или по крайней мере даты начала и окончания переезда. В этом случае Вы сможете применить штрафные санкции к мувинговой компании. Но будьте готовы, что в случае приостановления/задержки работ по вашей вине исполнитель вправе потребовать от вас неустойку за срыв графика проведения работ. Желательно включить в договор конкретные механизмы разрешения спорных ситуаций по повреждениям и пропажам имущества (рекомендуем четко прописать, какие процедуры предусмотрены для предотвращения пропаж и повреждений, а также каким образом будет определяться виновность сторон в случае возникновения таких ситуаций).
Административный отдел и руководство компании провели отбор перевозчиков, остались компании примерно одного уровня. Что должно быть решающим при выборе компании-перевозчика?
Если Вы провели первичный отбор и выбираете уже из числа компаний, предлагающих близкие условия (стоимость проекта, перечень предоставляемых услуг, значимые реализованные проекты), взвесьте общее впечатление о компании и ее сотрудниках, рекомендации коллег и представителей других компаний. Помимо уже перечисленного, уточните у компаний, есть ли в списке реализованных проектов аналогичные компании той же сферы деятельности, что и Ваша. Иногда это важно. В любом случае переезд банковской структуры отличается от переезда IT-компании, имеет свои особенности.
Переезд – это довольно сложный процесс, и на результат непосредственно влияет характер взаимодействия между компанией-заказчиком и мувинговой компанией. Обращайте внимание на оперативность компании в решении вопросов, предоставлении информации, качество консультаций по вопросам переезда. Насколько мувинговая компания детально рассматривает процесс, какие риски предусматривает. Успех проекта напрямую зависит от того, насколько слаженно Вы будете решать все возникающие по ходу переезда вопросы.
