Очень часто, при организации переезда офиса перед компанией возникает необходимость транспортировки большого количества документов, некоторые из которых могут иметь конфиденциальных характер. Именно по этой причине к перевозке документации нужно подойти ответственно.
Перед переездом следует тщательно подготовить все перевозимые бумаги – отсортировать их и положить в папки. Удобнее всего рассортировывать папки по видам (документы по сделкам, бухгалтерия, личные дела и т.д.), а затем упаковывать их в картонные коробки и промаркировать. Для перевозки документации не нужно использовать большие коробки - лучше всего подойдет упаковка средних размеров. После того, как вся документация упакована, короба нужно тщательно оклеить скотчем.
Также существуют коробки, которые имеют специальные вырезы-ручки для переноски и их не нужно дополнительно оклеивать скотчем.
Самые ценные документы не следует перевозить в общей массе. Их необходимо на время переезда либо положить в арендованную банковскую ячейку, либо отдать на хранение нотариусу.
Если вместе с документацией будут перевозиться личные вещи сотрудников, то их упаковывают отдельно от документов, при этом особо хрупкие предметы лучше обернуть в воздушно-пузырчатую пленку.
Знание этих простых, но важных деталей, поможет вам быстро произвести перевозку документации и существенно сэкономит ваши средства.
