журнал «Свой бизнес», май 2012
Если переезд с одной квартиру на другую приравнивают к двум пожарам, то с чем сравнить переезд офиса? Полину, менеджера по развитию бизнеса IT-фирмы численностью в 50 сотрудников, вызвал руководитель и сообщил: принято решение через неделю перевезти офис в другой район Москвы, и ответственной за это назначается Полина. Казалось, хаос неизбежен. Однако благодаря четкому алгоритму действий Полина блестяще справилась с заданием, хотя никогда прежде этим не занималась.
«Первым делом я решила довести до каждого из сотрудников, как именно будет происходить переезд, – рассказывает Полина. – Наверно, часа четыре я составляла инструкцию, в которой четко и понятно был изложен порядок действий каждого сотрудника. Потом заказала специальные коробки для упаковки офисного имущества и, документов. За день до переезда я приступила к проверке «комплектации» каждого рабочего места – чтобы были собраны коробки, выключена вся техника, вынуты вилки из розеток, смотаны провода. Чтобы было подписано, чей это телефон, системный блок и монитор. Чтобы все шкафы и тумбочки были пустые. Только после завершения проверки сотрудники могли быть свободны».
«Задача сотрудников – соответствующим образом упаковать личные вещи. Я рекомендую составить и довести до каждого сотрудника офиса специальное распоряжение, в котором будет прописан порядок действий по упаковке, а затем проверить, все ли правильно сделано», – подтверждает Михаил Колпаков, руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд».
Вообще грамотная подготовка сотрудников – ключевой фактор, обеспечивающий безопасность переезда, который всегда сопряжен с множеством рисков, в том числе с риском утечки конфиденциальной информации. Конечно, речь в данном случае идет не только о способности работников умело паковать вещи. «Безопасность начинается не в момент переезда. Компания должна формировать технологию сохранности ценных вещей и документов, работающую и до и после переезда, – поясняет Андрей Громченко, глава компании «Ваша безопасность». – Объектов, требующих максимальной защиты, в офисе должно быть как можно меньше. Например, многие компании предпочитают хранить архивы бухгалтерии у третьих лиц, сводя к минимуму количество документов в офисе, а ценную информацию хранят на ограниченном количестве серверов».
При подготовке к переезду необходимо выявить ключевых сотрудников, которые имеют доступ к этим наиболее ценным ресурсам компании и несут ответственность за их сохранность. «У работников, которые по роду службы хранят те или иные секреты или отвечают за материальные ценности нет умысла что-то воровать. Упор в обеспечении безопасности при переезде должен делаться на сотрудничество с ними», – подчеркивает Громченко.
Параллельно с подготовкой сотрудников Полина планировала сам переезд. «Сначала я подготовила документацию, отражающую планировку будущего помещения. Потом составила полный перечень перевозимого имущества. На основе этих документов разработала техническое задание и разослала его в несколько компаний, занимающихся организацией перевозок. Сведения о компаниях я нашла в Интернете. Получился своеобразный тендер», – рассказывает она.
Менеджер компании, которая впоследствии выиграла «тендер», был единственным, кто лично посетил офис – ему не было достаточно перечня, составленного Полиной. Вторым аргумент «за» стали предложенные им сроки переезда. «Нам во что бы то ни стало нужно было переехать в течение двух дней. Менеджер предложил такой алгоритм, который позволял сделать это с нашим бюджетом», – объясняет Полина.
Впрочем, стоимость услуг профессиональных перевозчиков и качество этих услуг примерно одинаковы, поэтому особое внимание следует уделить детализации коммерческого предложения. «Это очень важно. Выбирайте ту компанию, которая предоставит в своем коммерческом предложении максимально подробную информацию», – советует Михаил Колпаков.
Следующий этап – подписание договора с перевозчиком. «Обязательно имейте при этом в виду несколько ключевых пунктов. В частности, в договоре должна быть указана окончательная сумма. Не подписывайте договор, в котором маленькими буквами приписано, что цена может меняться в зависимости от разных обстоятельств. Лучше привлечь к составлению договора корпоративного юриста» - рекомендует Михаил Колпаков.
Кроме того, важно четко разграничить моменты перехода ответственности за риски в отношения имущества с переезжающей компании на перевозчика. Например, можно дополнить типовой договор пунктами о необходимости подписания актов приема-передачи имущества, составления описи, где четко указывается каждая «тумбочка» и ее объявленная стоимость. Тогда будет возможность взыскать причиненный ущерб с подрядчика, если он какой-то причине не довезет ваше имущество в новый офис.
Не будет лишним четко прописать в договоре, чьими силами осуществляется разборка мебели, упаковка, спуск на лифте, погрузка, разгрузка, сборка мебели и вынос мусора.
«Со стороны подрядчика в работах по переезду участвовали около 30 человек и несколько автомобилей согласованной марки и модели, – рассказывает Полина. – Поэтому мы внесли в договор пункт о том, что подрядчик оформляет доверенность на каждого водителя, ответственного за погруженное имущество. На основании этой доверенности водители подписывали акты и описи переданного имущества».
Кстати, об ответственности перевозчика. Как правило, компания-перевозчик полностью берет на себя обязательства по компенсации ответственности. Но в некоторых случаях практикуется страхование ответственности. Однако здесь есть свои нюансы. «По закону нашу деятельность, то есть переезды, нельзя застраховать полностью – страхуется только имущество и только на время перевозки в автомобиле. Тем самым, ущерб, возникающий в процессе оказания услуг по переезду, не подпадает под действующие на данный момент законы. Страховая компания, безусловно, может застраховать эту ответственность, но не обязана это делать по закону, и может отказать на этом основании в выплате», – рассказывает Аркадий Усачев, генеральный директор компании «Деликатный переезд».
Возможны и комбинированные варианты обеспечения ответственности. Например, частично компания покрывает ущерб сама, частично – за счет страховщиков. «В случае возникновения повреждения во время перевозки наш менеджер совместно с клиентом фиксирует акт порчи согласно утвержденной форме. На основании этого документа мы предлагаем клиенту устранить порчу своими силами (в штате нашей компании есть специалисты-реставраторы), а в случае невозможности устранения своими силами прибегаем к услугам страховых компаний», – рассказывает Алексей Степанов, заместитель руководителя компании «Авто-Транс».
Некоторые компании дополняют договор так называемым перечнем обнаруженных дефектов, а также прилагают к ней специфическую технологию. Сотрудники компании-перевозчика осматривают все имущество и фиксируют дефекты посредством фото- или видеосъемки. Затем каждый выявленный дефект помечается небольшим стикером. Расположение стикеров отражается в перечне. Только после того, как заказчик подпишет договор, дополненный перечнем, компания-перевозчик начнет упаковывать имущество. Если при распаковке обнаруживается повреждение, которое не обозначено специальным стикером и не было отражено в перечне обнаруженных дефектов, то станет понятно, что данный дефект образовался по вине перевозчика, и вы сможете предъявить перевозчику обоснованную претензию. «Поэтому, если компания, которую вы выбрали, не составляет перечня дефектов, сами предложите им данную схему», – советует Михаил Колпаков.
Итак, договор подписан. Теперь впереди – самое главное: сам переезд. В день переезда для начала нужно подобающим образом встретить сотрудников компании-перевозчика. «В субботу, в 9 утра, к нам приехали около 30 работников компании-перевозчика, – продолжает свой рассказ Полина. – У каждого из них я проверила паспорт – и не только потому, что у нас жесткая система охраны. Просто никто из прибывших на место работников компании-перевозчика не должен оставаться инкогнито».
«Обязательно запросите списки сотрудников и машин и заблаговременно отправьте их на пункт охраны. В бизнес-центр, в котором вы арендуете помещение, без предварительного оформления машины и людей попросту не пропустят. То же самое касается и нового офиса», – добавляет Михаил Колпаков.
Ценнейшая категория имущества любой компании – это компьютеры и хранящаяся на них информация. Перевозить их нужно по особым правилам, ведь компания-перевозчик не несет ответственности за потерю данных при перевозке компьютерной техники. Поэтому нужно обязательно поручить IT-отделу сделать резервные копии всех данных.
Кроме того, при перевозке компьютеров может иметь место и такой аспект как необходимость непрерывного использования серверов. В этом случае, придется искать некие компромиссные варианты перевозки техники.«Первый вариант – отключить сервера в период минимальной нагрузки (например, с 4 до 6 утра) и в приоритетном порядке перевезти их на новое место с тем, чтобы сразу же подключить. Второй вариант – перевозить сервера постепенно. Третий вариант – обратиться к партнерам с просьбой предоставить временные серверы на период переезда», – советует Михаил Колпаков.
Еще более строгие правила нужно соблюдать при перевозке документов.«Подлежащие перевозке документы мы разделили на два типа. Первый тип – это документы высшей «секретности» – уставные документы, трудовые книжки и бухгалтерские документы. Ответственные сотрудники забрали их домой, – рассказывает Полина. – Второй тип – это архивная документация. Мы составили специальное письмо для сотрудников с распоряжением, чтобы они самостоятельно упаковали свои документы, а потом силами компании-перевозчика перевезли архив на предварительно арендованный склад. И уже оттуда перевезли архив в новый офис через несколько дней после доставки основного имущества. Но документы, которые нужны были на новом месте сразу, перевозились вместе с основным имуществом».
«Если речь идет об особо ценных документах административного или бухгалтерского назначения, то компания-перевозчик может предложить вам составить для каждой коробки с документами сопроводительный лист, в котором будет указано, какие типы документов там содержатся, а также проверить эти сведения. Лист подписывается вами, и только после этого перевозчик будет иметь право трогать эти коробки» - рассказывает Михаил Колпаков.
У компании «Деликатный переезд» свои правила. «Стандартный договор, который мы предлагаем клиентам, содержит ограничение – мы не перевозим ни деньги, ни ценные бумаги, – рассказывает гендиректор компании Аркадий Усачев. – В случае необходимости мы подписываем отдельное соглашение. Процедура стандартна – документы складываются нашими сотрудниками в архивные коробки, а коробки пломбируются. Этот процесс проходит под личным контролем уполномоченного сотрудника со стороны заказчика. Подписываются бумаги, отражающие содержимое коробки. Составляется реестр документов, который прилагается к соглашению. После этого документы перевозятся в специальном транспорте в сопровождении представителя клиента, а в случае необходимости предоставляется охрана».
Но вот все имущество перевезено, и компании предстоит «заселять» новый офис. Для этого необходимо грамотно составить план рассадки. «Рассадку в новом помещении вполне реально сделать своими силами, – рассказывает Полина. – Мы определили, где какие отделы будут сидеть, а для того, чтобы проинструктировать сотрудников компании-перевозчика, придумали следующую схему: на каждый стол я клеила бумажку с координатами типа «помещение 1, место 1» – а в «помещениях» были наклеены листы с соответствующими номерами. В итоге сотрудники компании-перевозчика все расставили в точном соответствии с планом рассадки».
Если вдруг во время переезда что-то разбилось – незамедлительно требуйте составления акта, чтобы впоследствии направить его в полномочный отдел компании-перевозчика. «По окончании вывоза ответственный сотрудник компании-перевозчика должен пройтись по старому офису, выяснить, не осталось ли там что-то из имущества, отраженного в перечне, и сообщить вам о результатах осмотра. Ваша задача – исследовать старый офис на предмет наличия или отсутствия повреждений в отделке и конструктивных элементах помещения. Если таковые обнаружатся – сразу составляйте акт, – советует Михаил Колпаков. – А на новом месте вам нужно сверить внешний вид распакованного имущества со знакомым вам листом дефектов. Если будут расхождения – составляем акт».
Хорошо, если все подобные ситуации разрешатся быстро и мирно. Но нужно быть готовыми и к возникновению конфликтов.«В нашей практике был такой случай: мы перевозили офис одной из известных компаний, и после переезда они выдвинули нам претензию – у одного из компьютеров пропал жесткий диск, на котором содержались персональные данные на всех сотрудников. В ответ мы показали документ, подтверждающий упаковку компьютера в полной комплектации, но все же провели свое внутреннее расследование. В итоге выяснилось, что в компании-заказчике нашелся сотрудник, который под шумок взял да и вытащил этот жесткий диск, чтобы продать содержащуюся там информацию конкурентам. Он думал сделать это незаметно, но попал под камеры наблюдения охраны», – продолжает Колпаков.
«Если мы видим, что претензии, скорее всего, необоснованные, то предлагаем пройти проверку полиграфом всем лицам, которые могут иметь отношение к жалобе, даже если это сотрудники клиента. Кроме того, наша компания учит сотрудников не бояться действовать в рамках существующего правового поля. Был случай на квартирном переезде: клиент заявил, что у него пропали деньги и он не может нам заплатить за выполненную работу. Наши сотрудники сразу сказали ему – пока мы все здесь, давайте вызовем полицию и начнем разбираться. Клиент тотчас же нашел свои деньги. Он вспомнил, что просто переложил их», – рассказывает Аркадий Усачев. «Если виноватыми окажутся наши сотрудники, мы все компенсируем за счет нашей компании. В компании проходит детальное разбирательство с установлением индивидуальной ответственности каждого участника данной перевозки», – рассказывает о внутренних правилах, действующих в компании «Авто-Транс», Алексей Степанов.
Но обычно после переезда сотрудники недосчитываются каких-нибудь мелочей – чашек или ложек. С формальной точки зрения компания-перевозчик не несет за это ответственности – все личные вещи сотрудники должны лично упаковать в коробки и идентифицировать их стикерами. Если какой-то предмет не попал в коробку – он рассматривается как имущество, не подлежащее перевозке. Материальная ответственность на него не распространяется. Поэтому каждому сотруднику важно удостовериться в том, что в старом офисе ничего из дорогих ему личных вещей не осталось вне упаковочных коробок.
