Философия переезда: сделаем это по-умному

Подготовка нового помещения , Упаковываем и перевозим Помощь профессионалов Переезд офиса - явление, от которого не застрахована ни одна организация. Объяснение этой "скрытой угрозе" банальное, статистическое: договоры аренды заключаются стандартно на 1-3 года (для класса А - до 5 лет), а так как 90% отечественных предприятий рабочее пространство арендуют, то, по логике, большинство офисных обитателей уже должны в совершенстве овладеть методикой быстрого "пеленания" вещей в пузырчатую пленку и грамотного складывания имущества в картонные короба.

ПОКОРЕНИЕ ПУСТЫХ СТЕН

Если бы проблема переезда была страшна только разборкой и сборкой мебели, необходимостью паковать "рабочие материалы" и пробовать себя в роли грузчика... Все гораздо сложнее: первое время на новом рабочем месте может не хватать розеток, телефонных линий и даже - квадратных метров пространства для сотрудников отдела. Не говоря уже о "священной проблеме" выхода в Интернет. Подобные трудности могут затянуться на пару недель, а то и на месяц, парализовав рабочий процесс, - пока будут устраняться все "недоразумения" с электричеством и телекоммуникацией. Если навести порядок в новом помещении заранее, то две трети связанных с переездом проблем можно будет считать решенными. Стандартные советы собравшимся поменять место офисной дислокации выглядят следующим образом:

Продумать схему размещения сотрудников, для того чтобы они потом не менялись местами. (Известны случаи, когда расселение сослуживцев, привыкших работать вместе, по разным кабинетам приводило к спаду производительности и даже к текучести кадров, - психологи объясняют это тем, что люди лишаются таких, казалось бы, мелочей, как похлопывание по плечу, обмен взглядами и улыбками, чаепитий и общих тем для разговоров, которые могут стать неизменной атрибутикой общения в сплоченных коллективах.) Необходимо заранее согласовать расположение рабочих мест с сотрудниками. Благодаря этому можно "убить двух зайцев": быстро расставить по местам мебель и сразу приступить к работе. Также согласно этой схеме прокладывается проводка (электрическая, телефонная, компьютерная). Заранее оговорить количество розеток на каждое рабочее место.

Установить сроки подключения Интернета. Продумать установку телефонных линий (начиная с внутренних номеров и заканчивая схемой распределения звонков). Необходимо помнить, что времени на подготовку нового помещения уйдет достаточно много, по тому что нужно будет сначала вы брать поставщиков услуг, заключить договоры, оплатить счета и т. д., поэтому готовиться к пере езду лучше постепенно.

При переезде большой организации обычно разрабатывают проект, под которым подразумевается отношение к переезду как к мероприятию с собственной спецификой, включающему в себя целый комплекс работ с началом, окончанием, поставленными задачами и полученными результатами и, безусловно, жесткими сроками и бюджетом. Под проект формируется команда из сотрудников компании. Если переезд "тянет" на такой проект (а это, как правило, всегда так и есть, потому что даже переезды одной компании не похожи друг на друга и не являются для офис-менеджера привычным, каждодневным видом деятельности), то дело остается только за тем, чтобы грамотно им управлять, - в цивилизованном мире это явление называется project management*.

НА НИЗКОМ СТАРТЕ

Новый офис ждет. Осталось с достоинством и уважением покинуть ставшие уже родными стены. Необходимо действовать по строгому плану:

• составить список участников переезда, заказать для них пропуска на территорию старого и нового офиса;
• подготовить список транспортных средств, которые будут задействованы при переезде, обеспечить проезд транспорта к месту погрузки/разгрузки и стоянки;
• разослать всем сотрудникам памятки по упаковке личных вещей;