Обратный звонок +7 (495) 921-30-18 c 8:00 до 21:00, ежедневно 0

27.09.2019

Переезд «в ремонт»

Многолетний опыт компании «Деликатный переезд» показывает, что самая распространенная проблема при переезде компании в новый офис – это неоконченный ремонт в помещении.

Согласно нашей внутренней статистике, более 80% ремонтных работ в офисных помещениях не заканчиваются в срок. При этом «опоздание» может достигать 4 месяцев и более. Поэтому, когда к нам обращается компания, которая планирует переезд сразу после окончания ремонтных работ, мы готовимся к решению непростой задачи. Даже если заказчик абсолютно уверен в благополучной реализации планов в обозначенный срок, мы знаем почти наверняка – переезд будет отложен либо его придется осуществлять в помещении, где полным ходом идут ремонтные работы.

Смена места локации офиса компании сама по себе – не простой проект. А при переезде «в ремонт» возникает целый ряд дополнительных рисков.
  • В первую очередь, это повреждение имущества. Свежеокрашенные стены, строительная пыль, рабочие, которые могут задеть мебель или технику инструментами. Необходимость несколько раз перемещать мебель и оргтехнику внутри помещения по мере окончания ремонтных работ. Все это повышает вероятность порчи имущества.
  • Дополнительные траты как времени, так и денежных средств. Сам процесс переезда может растянуться во времени, что увеличит его смету – потребуются дополнительные работы муверов по переноске мебели, возможно, более тщательная упаковка. Или, например, клининг было бы дешевле провести в пустом офисе – после ремонта, но до переезда. А в случае переезда «в ремонт» клининг придется осуществлять позже, когда вся мебель уже будет находиться в офисе – а это на порядок дороже.
  • И конечно, если ваш офис переезжает в неподготовленное помещение, неминуем срыв рабочего процесса.

Специально для всех компаний, планирующих ремонт и последующий переезд, мы подготовили ряд рекомендаций, которые позволят минимизировать возможные риски.

  1. Не планируйте переезд сразу следом за окончанием ремонта. Лучше подстраховаться – заложите в план некоторый «люфт» между этими этапами, хотя бы пару недель.
  2. Убедитесь, что выбранный вами для осуществления переезда подрядчик сможет справиться с задачей перевести офис в помещение, где идет ремонт. Руководствуясь своим опытом точно можем сказать, что это специфическая задача, за которую возьмется не каждая компания. Обговорите заранее вероятность возникновения таких обстоятельств. Для уверенности в том, что выбранная мувинговая компания имеет релевантный опыт и точно сможет провести работы качественно даже в форс-мажорных условиях, запросите подобные кейсы или рекомендательные письма.
  3. Чутко следите за графиком ремонтных работ, буквально по дням сверяясь с планом. При возникновении даже незначительных изменений и задержек, оперативно вносите коррективы в договоренности с подрядчиком по переезду.
  4. В целом важно быть на связи, в тесной коммуникации с вашим партнером – мувинговой компанией. Доверьте планирование и организацию работ по переезду профессионалам с опытом реализации проектов, подобных вашему.
  5. Предусмотрите для своей компании возможность «задержаться» в старом помещении на случай, если ремонт в новом офисе завершится позже ожидаемого срока. Переезд на месяц позже, но в полностью готовое помещение, как правило, оказывается не только более удачным решением с точки зрения непрерывности рабочего процесса вашей компании, но и, возможно, более выгодным с финансовой стороны. Поэтому заранее оговорите все условия с администрацией бизнес-центра и зафиксируйте их документально.
  6. Продумайте более тщательную упаковку имущества, чтобы избежать повреждений и загрязнений. За советом в этом вопросе снова стоит обратиться к мувинговой компании – профессионалы подскажут, как организовать надежную упаковку мебели, техники, архивов и прочего имущества.
  7. Обязательно заложите определенный резерв в бюджет. Будьте готовы к тому, что любые изменения в графике ремонта могут повлечь увеличение расходов на аренду помещения, работу муверов, клининговой службы и других подрядчиков.
  8. Перед переездом скорректируйте план расстановки мебели исходя из того, какие помещения готовы. Лучше всего выделить помещение, в котором ремонт максимально закончен, и использовать его как место складирования для мебели и другого имущества. Заранее предоставьте план помещения с отметками о готовности ремонта муверам для корректной организации работы на переезде.
  9. Формируя план работ по переезду, старайтесь максимально «развести» подрядчиков (ремонтники, клинеры, муверы, IT-специалисты) в пространстве и времени. Понятно, что их пересечения неизбежны, но ваша задача – их минимизировать. Одновременное функционирование разных служб не только может сказаться на качестве и оперативности выполнения ими работ, но и приведет к размытию зон ответственности и, следовательно, к повышению риска пропажи имущества или его повреждения.
  10. Рассмотрите вариант передачи части имущества на временное хранение, пока ремонт не будет завершен полностью. Особенно это актуально для мебели со стеклянными элементами, оборудования, техники, порчу во время ремонта которых необходимо исключить. Имущество будет упаковано и бережно перевезено на склад. А по мере готовности помещения, подрядчик привезет его в новый офис, распакует, расставит, осуществит сборку или монтаж при необходимости. В этом может помочь мувинговая компания – заранее узнайте у своего подрядчика, оказывает ли он услуги хранения.
  11. Вам точно потребуется дополнительная помощь муверов после завершения ремонта – переставить мебель и технику в соответствии с окончательным планом, распаковать и вывезти упаковочные материалы, произвести монтаж перегородок, ТВ, мониторов, картин и так далее. Оговорите такую возможность с подрядчиком заранее и при возможности составьте предварительную смету.
  12. Оформите страховку на имущество. Мы уже говорили о том, что вероятность повреждения имущества при переезде «в ремонт» возрастает в разы. Дополнительная сложность в том, что вам будет крайне трудно определить виновных и получить компенсацию от кого-то из подрядчиков, ведь все они будут работать в форс-мажорных обстоятельствах и, возможно, одновременно в одних и тех же помещениях. Страхование – оптимальный вариант защиты своих интересов.

Как видите, переезд «в ремонт» действительно несет массу дополнительных рисков. Конечно, самый лучший вариант – избежать необходимости перевозить имущество в помещение, где продолжаются ремонтные работы. Однако, как показывает практика, иногда это неизбежно. В таком случае, мобилизуйте все внутренние ресурсы компании, держите ситуацию под четким контролем, найдите подрядчиков, которые будут готовы стать вашими партнерами, и воспользуйтесь советами из этой статьи.
Желаем каждой компании успешного и бесхлопотного переезда!

Михаил Колпаков, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ООО «Деликатный переезд».
Подготовлено для http://admdir.ru


Наши услуги