Штат вашей компании увеличился и офисное помещение стало тесным, решили перебраться в бизнес-центр классом выше или наоборот – оптимизируете расходы на аренду? Вероятно, вам предстоит офисный переезд.
Переезд офиса – задача, как правило, непростая, ведь многие сталкиваются с ней не так часто. Чтобы все прошло гладко, имущество осталось в сохранности, а сотрудники могли с комфортом расположиться в новом помещении, придется учесть массу факторов и нюансов.
Как обезопасить себя от возможных ошибок? Мы подготовили для вас простую шпаргалку – о чем не забыть, кому поручить, как оптимизировать.
Приступим.
1. Важный момент.
Начинайте готовиться к переезду как можно раньше. Даже если еще не нашли подходящее помещение для нового офиса – можно начинать первые шаги. Лучше всего приступить за пару месяцев.
2. Первым делом составьте список имущества, который планируете перевозить.
Он понадобится вам при выборе подрядчика - на основе списка имущества перевозчики смогут рассчитать стоимость своих работ. Позже – во время переезда по нему будет удобно контролировать перемещение всех предметов. И на новом месте без проблем убедитесь, что все переехало в сохранности, ничего не потерялось и не забылось.
Если у вас небольшой офис, то список легко составить «вручную» - просто все пересчитать и записать. Также удобно сделать выгрузку списка имущества из 1С, а заодно провести инвентаризацию. Третий вариант – вызвать менеджера мувинговой компании. Просто покажите ему, что планируете перевезти, и попросите подготовить подробный список. Крупные мувинговые компании оказывают такую услугу бесплатно, а кроме списка вы получите профессиональную консультацию и предварительную смету расходов.
3. Составьте список покупок.
Наверняка выяснится, что для обустройства нового офиса не хватает мебели, техники, декора или каких-то мелочей. Сразу составьте список необходимого и не откладывайте закупку. Например, на изготовление и доставку мебели уйдет немало времени.
4. План рассадки.
Крайне важный шаг. План в первую очередь поможет рационально организовать пространство. Обязательно используйте реальные размеры мебели, учитывайте необходимое расстояние для проходов, комфортного размещения за столами и т.д.
После составления плана его нужно будет согласовать с сотрудниками и руководством. Так вы избежите споров в дальнейшем, каждый будет знать, где его место.
Накануне переезда распечатайте план в нескольких экземплярах - он понадобится для быстрой и точной расстановки мебели и коробок. А сразу после - не даст потеряться вашим коллегам в новом помещении.
5. Инструктаж сотрудников.
Дайте коллегам необходимые пояснения – когда и как будет происходить переезд, какая помощь от них может потребоваться.
6. Упаковка имущества.
Сразу решите, чьими силами будет производиться упаковка.
По нашему опыту, оптимально доверить сбор и упаковку личных вещей сотрудников им самим. Для этого заранее закажите доставку упаковочных материалов (коробки, скотч, воздушно-пузырчатая пленка) в офис. Кстати, если вы при составлении списка имущества прибегали к помощи мувинговой компании, то и рассчитывать количество упаковки не придется – это сделают профессионалы.
Чтобы ваши коллеги точно понимали, что от них требуется и упаковали свои личные вещи, канцелярские принадлежности и документы грамотно – за пару дней разошлите всем инструкцию по упаковке, оптимально – в видеоформате. Запросите ее у своей мувинговой компании, найдите в свободном доступе на YouTube или просто воспользуйтесь вот этой ссылкой -
https://www.youtube.com/watch?v=numuxSZzES8.
А вот к упаковке архива документов, серверной, общих зон (ресепшн, кухня и проч.) лучше привлечь профессионалов. Специалисты по переезду сделают это быстро, надежно, с ответственностью за сохранность имущества. А вас и ваших коллег избавит от лишних хлопот.
7. Отдельно про упаковочные материалы.
Допустим, вы решили приобрести коробки и прочее необходимое не у муверов, а самостоятельно. Например, в строительном гипермаркете или интернет-магазине. Тогда учтите несколько нюансов:
- Коробки должны быть прочные, оптимально – из трехслойного картона.
- Выбирайте средний или небольшой размер коробок. Большие могут оказаться слишком тяжелыми (а это риск разрыва) и неудобными в переноске.
- Не забудьте про скотч и маркеры для маркировки.
Отказываться от упаковки мебели силами перевозчика мы крайне не рекомендуем. Но если примете такое решение – заранее продумайте, как будете упаковывать мебель. Вам скорее всего понадобятся стрейч-пленка, воздушно-пузырчатая пленка и листовой картон.
8. Урегулирование вопросов с БЦ.
Убедитесь, что все материальные, организационные и формальные вопросы с вашим арендодателем решены:
- У вас отсутствует задолженность за аренду или коммунальные платежи.
- Получено разрешение администрации бизнес-центра на использование лифтов, общих холлов, проведение погрузочных работ.
- Оформлены пропуска на территорию БЦ для автомобилей и сотрудников компании по переезду.
- Обеспечено парковочное место для машины на время погрузки.
Эти же вопросы нужно урегулировать и с арендодателем в новом здании.
9. День переезда.
Если вы выбрали надежного подрядчика – то в этот день от вас потребуется самое минимальное участие. Определите, кто из сотрудников вашей компании сможет присутствовать на переезде, чтобы решить в случае необходимости формальные вопросы – пропуска не территорию, доступ во все кабинеты и помещения, контроль работы муверов.
Вся нагрузка во время переезда – упаковка, разборка мебели, погрузочные работы, сборка и расстановка мебели в новом офисе – должна лежать на муверах.
10. Жизнь после переезда.
Конечно, потребуется некоторое время, чтобы обустроиться на новом месте. Если вы прислушались к нашим советам и все сделали правильно – адаптация пройдет легко.
Ведь переезд прошел точно в срок. Вся мебель собрана и расставлена строго в соответствии с планом рассадки. Компьютеры ждут ваших коллег на столах, коробки с личными вещами были корректно промаркированы и теперь распределены по местам. После переезда муверы распаковали мебель и технику и забрали с собой использованные упаковочные материалы.
Офис почти готов к работе. Можете поздравить коллег с новосельем!
