Обратный звонок +7 (495) 921-30-18 c 8:00 до 21:00, ежедневно 0

20.02.2019

ТОП вопросов по организации переезда офиса

От качества проведения подготовительного этапа практически полностью зависит успех переезда в целом. Как сделать переезд фирмы безболезненным для рабочего процесса и как нивелировать риски?

Интервью для CRE, Михаил Колпаков, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ООО «Деликатный переезд».
Mihail-Kolpakov-Delikatny-pereezd-400x412.jpg
- Михаил, с чего, на ваш взгляд, должна начинаться организация переезда компании в новый офис?
- Я убежден, что подготовку стоит начать как можно раньше, оптимально – за несколько месяцев до предполагаемой даты переезда. В целом организация переезда – действительно непростое дело, здесь нужно предусмотреть массу важных деталей. Ведь от качества проведения подготовительного этапа практически полностью зависит успех переезда в целом.

Вот с каких шагов я бы рекомендовал начать. Прежде всего - составьте точный перечень имущества, которое планируете перевозить. Уже на этом этапе вам потребуется план расстановки мебели, крупной оргтехники и других габаритных предметов - чтобы удостовериться, все ли имущество поместится в новом офисе. В случае необходимости старую мебель можно утилизировать, невостребованную технику - продать, а архив документов - передать на складское хранение.
Далее. Определитесь с пожеланиями компании по графику переезда.

Сколько дней вы хотели бы выделить на это? Удобнее будет перевозить офис несколькими этапами или, наоборот, есть необходимость провести все работы за выходные? Возможны ли работы в вечернее или ночное время? Не пытайтесь самостоятельно спланировать график работ по часам, но общие ориентиры лучше выяснить заранее.
Наконец, привлеките для консультации менеджеров нескольких мувинговых компаний. Они помогут составить оптимальный график переезда, рассчитают необходимые ресурсы. На основе этих данных будет подготовлена детальная смета, определится бюджет. Грамотные специалисты всегда предложат несколько вариантов, обоснуют свои рекомендации, расскажут о преимуществах и возможных рисках, чтобы вы могли выбрать оптимальное именно для вашей компании решение.

- От чего зависит стоимость и каковы реальные затраты?
- Стоимость переезда всегда складывается из затрат на следующие ресурсы:
специалисты, силами которых будут осуществляться работы по переезду; автомобили - их количество, вид (объем кузова) и время работы; упаковочные и защитные материалы.

Стремление как можно более оперативно определиться с бюджетом на переезд понятно. Однако ориентироваться на какие-то усредненные значения, например, стоимость перевозки одного рабочего места, - не совсем корректно. Для точного расчета бюджета офисного переезда понадобятся полный список перевозимого имущества, перечень необходимых работ (например, сборка/разборка мебели), предполагаемый график переезда и условия работы в старом и новом помещении (наличие лифтов, условия парковки и прочее), а также их адреса.

Я приведу несколько реальных примеров из опыта компании «Деликатный переезд», и вы поймете, почему профессионалы никогда не станут оперировать понятием «стоимость перевозки рабочего места», не вникая подробно в условия задачи.
Пример 1. Переезд без мебели (личные вещи сотрудников, оргтехника, документация) на 650 рабочих мест. Общий бюджет - 1 100 000 руб. Примерная стоимость перевозки 1 р.м. – 1 692,3 руб.
Пример 2. Офис на 160 рабочих мест (личные вещи сотрудников, мебель некрупная, не потребовалось разбирать). Общий бюджет - 530 000 руб.
Примерная стоимость перевозки 1 р.м. – 3 312,5 руб.
Пример 3. Переезд 180 рабочих мест (личные вещи сотрудников и мебель), по желанию заказчика работы проведены в несколько этапов. Общий бюджет - 970 000 руб. Примерная стоимость перевозки 1 р.м. – 5 390 руб.

Как видите, стоимость перевозки 1 рабочего места для разных проектов может отличаться в несколько раз. Вот что существенно влияет на нее:
необходимость разборки мебели (в случае перевозки крупной негабаритной мебели или наличия в помещении узких проходов, маленьких лифтовых кабин); перевозка дорогой мебели или предметов, требующих особо тщательной упаковки (увеличатся расход упаковочных материалов и время работы специалистов); наличие большого количества сейфов, терминалов, иного оборудования или неразборной мебели весом более 100 кг; «сжатые» сроки переезда (работа в вечернее и ночное время обойдется дороже).

- С какими рисками могут столкнуться арендаторы? Приведите примеры из своей практики.
- Один из основных рисков заказчика - некорректно составленный бюджет.
К сожалению, на текущий момент не существует унифицированной формы расчета стоимости переезда. Типичная ситуация: планируя переезд, компания обращается к нескольким перевозчикам, получает коммерческие предложения с различными расчетами и элементарно не может их сравнить. Какие-то исполнители закладывают в КП только базовые расценки и тарифы, какие-то действительно рассчитывают стоимость решения конкретной задачи клиента. В итоге сравнивать значения в графах «итого» просто бессмысленно. И выбрав предложение с наименьшей стоимостью, заказчик рискует столкнуться с необходимостью неожиданных доплат.
Как быть? Рекомендую подготовить наиболее полные сведения об условиях предстоящего переезда, разработать детальное техническое задание для потенциальных подрядчиков и единую форму коммерческого предложения. На этапе защиты бюджета задавайте менеджерам максимум вопросов, пусть обоснуют каждую цифру. Убедитесь, что за ценовым предложением компании не кроется никаких доплат.

Также в зоне риска - выбор подрядчика. Нередко останавливаются на тех, у кого не хватит опыта или ресурсов для выполнения задачи. На что стоит обратить пристальное внимание? Прежде всего - на надежность компании-перевозчика (как давно существует, каким опытом обладает). Далее -
наличие и достаточность собственной ресурсной базы (пусть подрядчик предоставит данные о штате сотрудников, их квалификации, автомобильном парке, наличии инструментов и т.д.). Наконец, ознакомьтесь с репутацией компании исходя из рекомендательных писем (их можно запросить) и личных отзывов от специалистов АХО компаний - клиентов подрядчика.

Конфликтные ситуации с администрацией бизнес-центра также имеют место быть. В нашей практике случалось, что администрация бизнес-центра препятствовала переезду арендатора из-за непогашенной задолженности по аренде. Обезопасьте себя от этого! Убедитесь, что задолженность у вашей компании отсутствует.
Кроме того, важно заранее согласовать с БЦ время проведения работ и их локацию (общие лифтовые холлы, лестничные площадки), договориться о пропусках для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, возможно, забронировать место на парковке.

Никто не отменял и риск повреждения и потери имущества. Должно быть, это одно из самых частых опасений при организации переезда. Безусловно, важно ответственно подойти к выбору надежного и профессионального подрядчика. Но ни опыт исполнителя, ни положительные рекомендации не гарантируют стопроцентную сохранность имущества на переезде. Единственное, что может обезопасить обе стороны от такого риска, – это грамотно составленный договор. Никогда не идите на сотрудничество без заключения последнего.

Еще один риск - это неготовность помещения нового офиса к переезду. Незаконченный в срок ремонт – к сожалению, очень распространенная ситуация. При этом, согласно внутренней статистике «Деликатного переезда», задержка дедлайна в среднем достигает 4-6 месяцев. Если же компания принимает решение переезжать в частично готовое помещение, риск потери, порчи имущества и повреждения отделки возрастает в разы. Под угрозой срыва окажется не только работа муверов, но и самих ремонтников, клининговой службы, IT-специалистов.

Поэтому мы всегда настоятельно рекомендуем своим клиентам во время проведения ремонтных работ постоянно «держать руку на пульсе». Не пускайте процесс на самотек, сверяйтесь с графиком буквально по дням. В любом случае, не допускайте ситуации, когда переезд назначен на следующий день после предполагаемой даты окончания ремонта. Обязательно предусмотрите некоторый люфт.

- Думаю, для исполнителей тоже существуют свои риски?
- Да, конечно. Пожалуй, самое очевидное – это недобросовестные заказчики и, соответственно, риск неоплаты услуг.
Еще один повод для беспокойства – несоблюдение договоренностей со стороны заказчика в отношении сроков и графиков переезда. При изменении этих данных собственные затраты мувинговой компании могут ощутимо возрасти, а обязанность осуществить переезд останется.

Если мы говорим о небольшой мувинговой компании или транспортной компании, специализация которой – грузоперевозки, а не организация комплексного переезда, то существует риск взяться за задачу, которая окажется не по силам. Для успешной реализации крупного офисного переезда нужен не только опыт, но и – ключевое – достаточная производственная база: сотрудники, автомобили, упаковочные материалы, инструменты, технологии проведения работ.

- Как должен действовать владелец БЦ при въезде и выезде арендаторов, что необходимо проверить?
- Хотя чаще всего представители бизнес-центра непосредственно не участвуют в организации и проведении переезда, есть моменты, которые, безусловно, находятся в их зоне ответственности.
Я говорю в первую очередь об обеспечении сохранности имущества БЦ. Многократные проносы имущества, особенно тяжелого и негабаритного, создают серьезный риск повреждения отделки, дверных проемов, лифтовых кабин, мебели и предметов интерьера.

Еще один приоритет - соблюдение интересов других арендаторов. Как переезд одного арендатора может отразиться на комфорте других? Проведение шумных работ, очередь перед лифтами, занятые коробками и мебелью коридоры – это может не только помешать работе соседей по зданию, но и создать небезопасные условия труда.
Чтобы минимизировать данные риски, администрация БЦ может сделать следующее.
Во-первых, проследить, чтобы по договору между арендатором и перевозчиком последний нес ответственность за сохранность имущества БЦ и иных третьих лиц. В случае возникновения спорных ситуаций, улаживать их с опытным мувером, который рассчитывает не в последний раз работать в данном БЦ, будет намного более эффективно, чем с покидающим помещение арендатором.

Во-вторых, следует заблаговременно напомнить арендатору о действующих правилах эксплуатации помещения – возможном времени проведения шумных работ, порядке использования лифтов, лестниц и иных «общественных» помещений и т.д. Кроме того, имеет смысл рекомендовать арендатору составить график проведения работ с мувинговой компанией так, чтобы были учтены все требования.

В-третьих, обеспечить присутствие на переезде представителя администрации, чтобы у него была возможность наблюдать за процессом и контролировать его.

В-четвертых, необходимо получить контакты ответственного сотрудника компании-перевозчика, который в день переезда будет находиться непосредственно в бизнес-центре. Таким образом, если спорные ситуации все же возникнут, вам удастся проще и быстрее их разрешить.

В-пятых, арендатор высоко оценит ваши рекомендации относительно проверенной мувинговой компании.

- Ну и наконец, вы сегодня неоднократно упомянули про важность договора с компанией-перевозчиком. Как правильно его заключить, на какие пункты нужно обратить особое внимание?
- Договор призван максимально обезопасить обе стороны, а также сделать процесс переезда прозрачным и предсказуемым. В связи с этим мы считаем обязательным наличие в договоре вот таких пунктов: полный список перевозимого имущества и зафиксированный график переезда; ответственность сторон за несоблюдение сроков переезда; ответственность исполнителя за сохранность перевозимого имущества и имущества третьих лиц; механизмы разрешения спорных ситуаций, процедуры, компенсации, штрафные санкции. Отдельно отмечу необходимость убедиться, что у компании-перевозчика есть полис страхования ответственности перед третьими лицами.

Наши услуги