03.10.2017
Михаил Колпаков, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами
ООО "Деликатный переезд"
Итак, арендатор покидает БЦ. Какова роль управляющего объектом и его администрации в процессе переезда? Необходимо ли принимать в данном процессе активное участие или можно ограничиться ролью наблюдателя? И самое главное: с какими рисками для территории БЦ и его арендаторов сопряжен непосредственно переезд?
Три основные задачи, которые предстоит решить администрации объекта при переезде арендатора, это:
— Создать условия для обеспечения сохранности имущества БЦ;
— Гарантировать соблюдение интересов других арендаторов: отсутствие помех их рабочему процессу, комфорт и безопасность пребывания на территории БЦ;
— Контролировать выполнение сроков переезда.
Рассмотрим подробнее, почему это важно.
При переноске мебели и тяжелой техники люди могут повредить отделку помещений: стеклянные колонны, зеркальные стены лифтов, дверные проемы, полы, дорогие детали интерьера. Считается, что для предотвращения таких повреждений достаточно закрепить в договоре с арендатором соответствующие компенсации и штрафные санкции. Но существует и еще одна опция, а именно: непосредственно при выезде можно рекомендовать арендатору также переложить данную ответственность на плечи подрядчика, который организует переезд. Для этого арендатор при подписании договора с перевозчиком должен учесть пункт об ответственности перевозчика за вред, причиненный имуществу третьих лиц. Почему это выгодно владельцу здания? Во-первых, риск повреждения имущества БЦ сам по себе будет меньше, потому что перевозчик будет куда осторожнее. А во-вторых, если повреждение все-таки случится, то решать вопрос компенсации с многоопытным в этой сфере перевозчиком, который наверняка рассчитывает еще не раз проводить работы в вашем здании, будет проще и быстрее, чем с покинувшим здание арендатором. Конечно, перевозчик должен иметь хорошую репутацию и быть благонадежным.
Что же касается риска пропажи предметов интерьера, то самый оптимальный вариант, когда за переездом наблюдает представитель БЦ — администратор или управляющий. В идеале, если на территории организовано видеонаблюдение и присутствует сотрудник, который следит за действиями персонала компании-перевозчика.
Удовлетворенность арендаторов от пребывания на территории бизнес-центра — это лояльность и залог продления срока аренды. Во время переезда одного из арендаторов риск нарушить интересы других повышается. Например, если переезжающая компания будет мешать своим соседям шумными работами или "заторами" возле лифта и в коридорах. Плюсов собственнику здания это не добавит, наоборот, может повлечь жалобы. Обычно в договоре с арендатором закреплены правила эксплуатации каждого из помещений:
— Об ограничении уровня шума, допустимого в помещениях;
— О времени и возможности использования лифтов, в том числе пассажирских и грузовых;
— О возможности стоянки грузовых автомобилей на общей парковке и т. д.
Но не всегда закрепление этих пунктов в договоре, к сожалению, гарантирует их соблюдение. Представителю БЦ следует незадолго до переезда убедиться, что выезжающий арендатор не только помнит данные правила, но и готов формировать график выноса габаритного имущества и проведения шумных работ с учетом установленных требований. Как известно, конфликты выгоднее упреждать, чем решать.
Советуем также запросить имена ответственных за переезд лиц внутри самой переезжающей компании, которые будут присутствовать на адресе непосредственно во время переезда, чтобы регулировать возникающие вопросы на месте.
Для контроля над безопасностью службой охраны съезжающая компания традиционно должна предоставить списки сотрудников и автомобилей мувинговой компании, которые будут работать на территории в день или в дни переезда. Если в суматохе арендатор сам забывает это сделать, то рекомендуется напомнить ему об этом за пару дней, чтобы в день переезда время на получение доступов не тратилось (иногда на это уходит до двух часов), и стороны придерживались запланированного графика.
Контроль таких процессов на территории БЦ, как ремонт, переезд, доставка габаритной мебели — это действенный механизм предотвращения всевозможных рисков. Например, если какой-либо арендатор обещает освободить помещение к определенной дате, но не успевает этого сделать, а на следующий день у его соседей запланирована доставка строительных материалов, то наложение этих процессов может вызвать перегруженность лифтов, коридоров, и еще большие срывы дедлайнов. Штрафные санкции за несвоевременное освобождение помещения опять-таки не решают проблему. Чем рассчитывать на сознательность арендаторов, гораздо надежнее подключится к координации логистических процессов.
Вы можете напомнить арендаторам, что для всеобщего удобства они должны составить и утвердить с вами поэтапный график переезда. Это же касается и графиков ремонта, доставки габаритных грузов и т. п. В особенности нужно обращать внимание на такие моменты как время пользование лифтом, лестницами, период парковки грузовых автомобилей (дневное, ночное время), перерывы в использовании и т.д. Это поможет избежать конфликтов при одновременном переезде компаний из соседних помещений.
Кроме того, за неделю самостоятельно проверьте список задолженностей арендатора перед выездом, в том числе по коммунальным платежам и т.п. Напомните, что все они должны быть погашены до выезда, чтобы не возникло проблем.
Одним из удачных решений по контролю за графиком и проведением процесса переезда может служить положительный опыт некоторых современных управляющих компаний. Они сами выбирают одного или нескольких благонадежных партнеров в качестве официальных перевозчиков, которым разрешено проводить работы на территории, и рекомендуют этих подрядчиков своим арендаторам. Тогда сотрудники данного перевозчика хорошо знают условия на территории БЦ, подводные камни, потребности администрации и арендаторов при переезде. Как следствие налаживается долговременная коммуникация между ответственными лицами с каждой из сторон, а сам процесс переезда проходит для всех легче и быстрее.
