К переезду необходимо тщательно подготовиться

Аркадий Усачев - генеральный директор компании «Деликатный переезд»

Компании «Деликатный переезд» в августе исполняется 15 лет, серьезный возраст для российской мувинговой компании. Эта компания «задает тон» в отрасли, все повышая и повышая уровень качества обслуживания и доказывая, что качественно - не всегда значит «дорого».

-Сегодня, наверное, каждая компания решает для себя вопросы оптимизации затрат, в том числе, затрат на со­держание офиса. Как оптимизировать затраты на переезд?

-Первое и самое главное — осознать, что к переезду необ­ходимо тщательно подготовиться. Чем больше усилий затрачено на этапе подготовки, тем больше возможностей сократить затра­ты, тем ниже вероятность появления рисков «дольше и дороже» во время переезда. Ценящие свое время и деньги компании начи­нают готовиться к переезду как минимум за несколько месяцев.

-Как именно следует проводить подготовку к переезду?

-Мы рекомендуем составить перечень имущества, проду­мать, все ли имущество потребуется в новом офисе. Невостре­бованную мебель, технику и документы можно не перевозить в новое помещение, а сдать на хранение, продать или даже ути­лизировать. Содержание на складе такого имущества обойдет­ся компании в любом случае дешевле, чем нахождение в офи­се (из-за разницы арендных ставок на офисные и складские помещения).

Также необходимо заранее оценить целесообразность пере­возки мебели - может оказаться, что затраты на транспорти­ровку выше или близки к стоимости новой. Произвести такую оценку вам поможет мувинговая компания. Вы можете привлечь ее для получения консультации за 4-6 месяцев до переезда. Эти мероприятия - «программа-минимум».

-Чем грозит отсутствие должной подготовки к переезду?

-Достаточно часто игнорирование подготовительных меро­приятий приводит к лишним тратам в виде дополнительных не­запланированных затрат на переезд, компенсацию повреждений и потерь имущества, а также штрафным санкциям за несвоевре­менное освобождение арендуемых площадей.

Кроме этого, при отсутствии должной подготовки, компания не сможет приступить к работе в назначенное время, а эти потери могут обойтись существенно дороже, чем просто дополнительные затраты на переезд.

-Есть ли какие-то типичные ошибки, допускаемые ком­паниями при переезде?

-Распространенных ошибок несколько. Во-первых, степень готовности помещения, в которое планируется въезжать. Если оно готово наполовину, это сильно затруднит как сам переезд, так и дальнейшее нахождение в новом офисе. Важно проследить за тем, чтобы в помещении не находились одновременно пред­ставители нескольких подрядчиков (ремонт, клининг, мувинговая компания) - в противном случае не получится разграничить их ответственность.

Во-вторых, отсутствие плана расстановки мебели в новом офи­се. Или план есть, но мебель по нему установить не представля­ется возможным.

В-третьих, отсутствие договоренностей с администрацией и службой охраны бизнес-центра (пользование лифтами, пропу­ски на внос/вынос имущества, возможность поставить машины под погрузку и пр.). Необходимо проговорить все вопросы зара­нее, согласовать график переезда, получить пропуски. Бывает, что за компанией числится задолженность перед бизнес-центром, и ее попросту не выпускают. Переезд затягивается или переносится, затраты растут.

-Как же не допустить этих ошибок?

-Во-первых, сформируйте у себя понимание, из чего скла­дывается стоимость переезда, и какие факторы на нее влияют. Чем более полной будет «картина», тем с большей вероятностью вам удастся управлять затратами на переезд.

Во-вторых, не следует назначать ответственных за переезд по «остаточному принципу» - эта работа не терпит неквалифи­цированных организаторов. Необходимо убедиться, что ответст­венный сотрудник также как и вы полностью понимает, что такое переезд, что влияет на его стоимость. Убедитесь, что он нацелен решить задачу так, как вам надо - с оптимальными затратами (итоговыми) и с максимальным комфортом для всех сотрудни­ков. Ведь если они будут недовольны переездом и своим новым местом, то кто-то может покинуть компанию, а это тоже затраты (поиск новых людей, обучение и пр.).

И главное, воспользуйтесь опытом и ресурсами мувинговых компаний, начните взаимодействовать с ними как можно раньше. Грамотная компания всегда сможет предложить вам несколь­ко вариантов переезда в зависимости от графика, сможет вме­сте с вами оценить целесообразность перевозки или передачи на хранение мебели и другого офисного имущества, поможет действительно оптимизировать ваши затраты. Оптимального вам переезда!