журнал "Гид арендатора 2015"
Колпаков Михаил – руководитель отдела развития ЗАО «Деликатный переезд»,
Кабакова Ольга – руководитель отдела маркетинга ЗАО «Деликатный переезд».
Многие компании в этом году могут столкнуться с необходимостью переезда. Одни в попытке оптимизировать арендные расходы, выберут более дешевую альтернативу имеющемуся офису, другие решат поменять существующее пространство на что-то более достойное, причем в рамках того же самого бюджета – не секрет, что сегодня бизнес-центры снижают ставки аренды, чтобы привлечь арендатора. Как бы то ни было, любой переезд – задача не из легких, и цель любого административного директора - решить ее максимально достойно!
Чтобы переезд не был равен двум пожарам , уже на этапе подготовки необходимо учесть некоторые особенности этого процесса и уделить внимание выполнению простых, но очень важных действий.
Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:
Этап №1: «Принятие решения о переезде».
На этом этапе компании необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие расходы в связи с переездом понесет компания, и какие преференции она получит в итоге. В случае положительного решения о переезде, компания начинает планировать свои расходы, на этом этапе происходит формирование предварительных цифр бюджета. Кроме этого, определяются ориентировочные сроки переезда.
В зависимости от масштаба компании, этап планирования может начаться за 3 месяца, а может и за 2-3 года до предполагаемого переезда. На этом этапе важно максимально точно определить возможные риски и способы их нейтрализации, чтобы дальнейшие этапы переезда были пройдены в отведенные для них сроки и без увеличения затрат на переезд.
Ключевой риск на этом этапе:
Типичные ошибки:
Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких мувинговых компаний. При этом специалистам по переезду не сообщается действительный объем планируемого к переезду имущества, а речь идет об общем количестве рабочих мест. Важно отметить, что такая оценка - без привязки к объему, характеристикам имущества и условиям переезда (срокам, особенностям помещений) редко совпадает с той стоимостью, которая получается в итоге. Еще одной ошибкой на этом этапе можно считать поручение работы по планированию переезда секретарю или иному непрофильному специалисту, в компетенцию которого не входят административно-хозяйственные вопросы. В этом случае сбор информации о том, что и как придется перевозить, как правило, осуществляется случайным образом, а первичный отбор мувинговой компании идет без какой бы то ни было методологии и без учета важных для компании критериев.
Действия специалистов АХО
Мы рекомендуем руководителям АХО уже на первом этапе провести первичный отбор мувинговых компаний нужного вам уровня. Составьте список расширенных требований к профессиональным перевозчикам - сформируйте свое мнение о том, какие ее компетенции вам нужны, а что вы готовы сделать сами, свяжитесь с ними и проведите ряд встреч-консультаций. После этого Вы сможете получить представление о том, как лучше осуществить переезд: какую мебель забирать с собой, а какую – оставлять, как составить график переезда, когда начинать подготовку и т.д. Таким образом, вы сможете получить максимально приближенные к реальным условиям цифры для формирования бюджета переезда.
Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на коммуникацию с мувинговой компанией, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.
Этап №2: «Выбор подрядчика».
На втором этапе происходит выбор мувинговой компании, а именно подготовка тендерной документации, проведение тендера, определение условий переезда, заключение договора.
Ключевые риски этого этапа:
При выборе мувинговой компании, во-первых, принципиально важно убедиться в том, что у компании есть все необходимые для организации вашего переезда ресурсы, и что эти ресурсы нужного вам качества. Запросите информацию о состоянии ресурсной базы подрядчика (автомобильный парк, работающие в штате сотрудники, инструменты для работы и т.п.).
Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании.
В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. От этого также зависит, насколько четко будет организован переезд.
Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников, убедитесь, что эта компания при подготовке коммерческого предложения учла все нюансы организации вашего переезда. Сравните тарифы на ресурсы (работу специалистов, автомобили и упаковочные материалы). Возможно, дело не в низких тарифах, а в недостатке опыта планирования крупных переездов или в желании выиграть тендер любо ценой. Вопрос в том, как потом компания будет выполнять свои обязательства. Если вы остановите свой выбор на такой компании и при этом не учтете всевозможные варианты развития событий, высока вероятность того, что вы не сможете провести переезд так, как планировали.
Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.
По факту выбора мувинговой компанией с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы должны четко себе представлять условия проведения переезда (перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр.) и зафиксировать их в обязательном порядке в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксированы также точные сроки начала и окончания переезда (или процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.
Действия специалистов АХО
Этап №3: «Подготовка к переезду».
После того, как определены ответственные за переезд сотрудники со стороны компании и выбрана мувинговая компания, успех переезда на 90 % зависит от того, реализованы ли подготовительные мероприятия.
Чем больше усилий затрачено на этапе подготовки, тем ниже вероятность реализации рисков «дольше и дороже» во время переезда.
Ключевые риски на этом этапе:
Заранее подготовьте и согласуйте со всеми план расстановки мебели в новом офисе. Проверьте, чтобы при разработке плана были учтены реальные размеры мебели. Бывают случаи, когда на плане все выглядит очень хорошо, а на деле, в новом офисе мебель не вписывается в пространство. Иногда компания даже вынуждена покупать новую мебель подходящих размеров, чтобы организовать рабочий процесс в новом офисе.
Заранее выясните у администраций бизнес-центров (по обоим адресам) условия пользования лифтом, пожелания к графику переезда. Передайте информацию мувинговой компании, учтите ее при разработке графика переезда.
Чтобы переезд начался вовремя, очень важно, чтобы к моменту начала переезда все личные вещи сотрудников были собраны (упакованы и правильно подписаны), рабочие места подготовлены к переезду, мебель и оргтехника промаркирована.
Согласуйте с подрядчиком график предварительной доставки упаковочных материалов. Рассчитайте и доведите до сотрудников норму расходования упаковочных материалов для упаковки личных вещей сотрудниками компании. Контролируйте расход упаковочных материалов, следите за тем, чтобы они использовались строго по назначению и помните, что дозаказ и доставка дополнительных упаковочных материалов тоже занимает время.
Разработайте инструкцию по подготовке к переезду для сотрудников компании. Инструкция должна включать описание всех этапов переезда, список ответственных лиц, номера кабинетов/мест в новом офисе, правила упаковки и маркировки имущества и пр. Проведите инструктаж, расскажите, что и как будет происходить, к кому обращаться по тому или иному вопросу, что необходимо сделать каждому сотруднику до переезда.
Согласуйте график упаковки личных вещей, добейтесь, чтобы были назначены ответственные за подготовку к переезду в каждом отделе (кабинете). Если компания большая, лучше оформить это приказом.
Убедитесь, что у вашей компании нет задолженности перед арендодателем – к сожалению, не редки случаи, когда в подобной ситуации администрация бизнес-центра препятствует вывозу имущества арендатором. Вас могут и не предупредить об этом заранее, но в ответственный момент машинам мувинговой компании просто запретят въезжать на территорию, или, что еще хуже, не дадут выехать уже полностью загруженным автомобилям. Вы потеряете время и понесете дополнительные затраты (придется оплатить время работы и простоя мувинговой компании).
Попросите мувинговую компанию заранее подготовить списки сотрудников и номера машин, которые будут работать во время переезда. Передайте списки в собственную службу безопасности для проверки (если она у вас есть), а также в службу охраны бизнес-центра(ов). Убедитесь, что все в порядке. Это позволит избежать простоя во время переезда в связи с недопуском сотрудников компании-перевозчика на территорию бизнес-центра.
Убедитесь, что в день переезда автомобили компании-перевозчика смогут подъехать ко входу в бизнес-центр. При необходимости заранее забронируйте место на парковке.
Важно!
Для успешной подготовки к переезду необходимо постоянно находиться в контакте с мувинговой компанией, совместно проводить подготовительные работы, корректировать первоначальные планы.
Этап 4: «Переезд и обустройство».
Если вы провели все необходимые мероприятия на этапе подготовки, то этот этап пройдет быстро и без осложнений.
Ключевые риски на этом этапе:
Назначьте ответственных сотрудников компании, которые будут «дежурить» по обоим адресам (в бывшем и будущем офисах) – на протяжении всего переезда они должны пребывать на объектах и оперативно решать все возникшие вопросы. У каждого ответственного должны быть распечатанные планы расстановки мебели в новом офисе. Увеличенные схемы можно повесить при входе в новый офис – это ускорит процесс переезда.
Убедитесь, что мувинговая компания назначила со своей стороны ответственных за реализацию переезда ваших сотрудников.
Разграничьте доступ в помещения разным подрядчикам (мувинговая компания, IT, ремонт, клининг и пр.), не допускайте их одновременной работы, это существенно повышает риск повреждения и пропажи имущества. Выяснить, кто виноват, в такой ситуации будет довольно сложно.
Организуйте в новом офисе «комнату находок» - неразборчиво или некорректно подписанные короба будут складываться там. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.
В первый рабочий день обеспечьте присутствие нескольких сотрудников подрядчика для помощи вашим сотрудникам в распаковке вещей и перестановке мебели внутри кабинетов (как показывает наш опыт, сотрудники «обживаются», переставляют мебель на свой вкус). Кроме этого, нужно будет вынести и выбросить большое количество использованных картонных коробов. Присутствие нескольких сотрудников мувинговой компании поможет быстро навести порядок в офисе и приступить к работе.
Да, переезд – это сложный процесс, но если вы подготовитесь к нему заранее, уделив должное внимание деталям, он пройдет без потерь, легко и комфортно!
