журнал «Административный директор», №5 2012
Марина Копова
В последнее время все больше и больше компаний для решения своих задач используют такой инструмент, как внутренний переезд. В каких ситуациях он может быть целесообразен? Можно ли за счет внутреннего переезда повысить эффективность работы компании?
Об этом мы поговорим с Михаилом Колпаковым, руководителем отдела развития ЗАО «Деликатный переезд».
Михаил Колпаков – руководитель отдела развития ЗАО «Деликатный переезд». В компании работает с 2007 года, с 2009-го руководит отделом развития, специализирующимся на организации и проведении переездов крупных международных и российских компаний. За время своей работы реализовал ряд крупных проектов по переездам, в том числе переезды из Москвы в Санкт-Петербург Конституционного суда РФ и компании ОАО «Газпром нефть», переезды офисов компаний «Московский Вертолетный завод им. М. Л. Миля», «Вертолеты России», «ПепсиКо Холдинг», «Миле СНГ», «Авентис Фарма», внутренний переезд компании «Лаборатория Касперского» и многих других.
– Михаил, какие офисные переезды вы, как специалист, относите к внутренним?
– Перемещение имущества внутри одного кабинета, между кабинетами, расположенными в одном здании, в том числе на разных этажах, перемещение между соседними зданиями. Последнее является самым сложным с точки зрения реализации, потому что, по сути, уже полноценный переезд.
– Исходя из вашего опыта, в каких случаях у компании возникает необходимость в осуществлении подобных переездов?
– Причин, как правило, бывает несколько. Наиболее распространенные из них:
1. Уменьшение или увеличение занимаемой компанией площади (например, вследствие сокращения или увеличения числа рабочих мест).
Как правило, в такой ситуации компания вынуждена отказаться от части помещения и избавиться от некоторой мебели (как вариант – утилизировать, перевезти на хранение, продать или передать в дар специализированным учреждениям). В то же время оставшуюся мебель переставляют согласно новому плану рассадки.
2. Уплотнение компании – размещение большего числа сотрудников на той же площади.
У компании в определенный период возникает необходимость увеличить штат сотрудников, но при этом нет возможности расширить занимаемую площадь (нет площади в том же бизнес-центре или стоимость аренды дополнительных площадей очень высока).
Выход из этой ситуации нашла известная компания – один из мировых лидеров по производству газированных безалкогольных напитков. За счет изменения размеров мебели (была произведена замена всех столов длиной 120 см на столы длиной 100 см) компании удалось существенно увеличить число рабочих мест. В течение месяца, проводя работы в несколько этапов, мы разобрали, упаковали и вывезли на склад старую мебель, в то же время собрали и расставили согласно новому плану более 300 комплектов новой мебели. Все работы проводились в ночное время, чтобы утром сотрудники могли беспрепятственно приступить к работе.
При реализации подобного рода проектов необходимо четко спланировать новое пространство, рассчитать, подойдет ли существующая инфраструктура для новой рассадки: скажем, если вы планируете в кабинете, где сидели шесть человек, разместить восемь.
3. Временное высвобождение пространства для проведения каких-либо мероприятий.
Мы неоднократно сталкивались с задачей изменить на время пространство офиса для того, чтобы компания могла провести в его стенах какое-либо мероприятие. Это может быть крупное совещание, обучение или корпоратив. Подобная практика характерна для компании «Тойота Банк» и ряда других зарубежных компаний (например, при подготовке к встрече крупных делегаций из головных офисов). После проведения мероприятий все возвращается на свои места, пространство офиса восстанавливается.
4. Перестановка рабочих мест сотрудников в связи с изменением оргструктуры компании или для смены обстановки (занимаемая площадь остается прежней, задача – поменять местами нужное количество рабочих мест).
– Насколько технология переезда внутри офиса отличается от переезда в другое здание?
– С точки зрения видов выполняемых работ больших различий нет, но вот по уровню сложности внутренний переезд может быть гораздо серьезнее обычного вследствие целого ряда ограничений. Как правило, связаны они с отсутствием дополнительных свободных площадей, сжатыми сроками проведения работ и наличием ряда запретов со стороны администрации бизнес-центра.
Конечно, если речь идет просто о перемещении пары столов из одного крыла здания в другое, то это осуществить несложно, достаточно воспользоваться специальными тележками. Если же задача стоит более сложная, масштабная, а компания не имеет свободных площадей для временного размещения перемещаемого имущества, работы придется осуществлять одновременно в двух и более точках здания, задействовав при этом большое количество человеческих ресурсов.
– Что должен учесть административный директор при организации внутреннего переезда?
– Ощущение легкости задачи по внутреннему переезду обманчиво. Особую роль играет строгое соблюдение графика, особенно если предполагаются параллельные перемещения имущества. Любое отклонение от графика может грозить существенным увеличением времени проведения работ. Обратите внимание на своевременную упаковку личных вещей и документации сотрудников, подготовьте план рассадки с учетом принятых норм и согласуйте его со всеми значимыми лицами, обеспечьте беспрепятственный вход в здание сотрудников компании-исполнителя, согласуйте график переезда с администрацией бизнес-центра.
Вопрос согласования проведения работ в бизнес-центре очень важен. Вам необходимо добиться разрешения на пользование лифтами, а также поинтересоваться у арендодателя или собственника бизнес-центра, нет ли параллельных переездов в выбранный день. Например, у нас была ситуация, когда в одном бизнес-центре одновременно осуществлялись переезды двух разных компаний: бизнес-центр высотой в 42 этажа, на два переезда был выделен только один грузовой лифт, на котором параллельно еще перево-зили дополнительные стройматериалы, воду, бумагу для обслуживания действующих офисов.
Будьте внимательны – любая недоработка административного директора может привести к увеличению времени проведения работ, что, несомненно, скажется и на стоимости переезда.
– Каковы затраты на внутренний переезд по сравнению с полноценным переездом на другой адрес?
– Как правило, затраты на организацию внутреннего переезда ниже стоимости традиционного переезда в другой бизнес-центр. Связано это с использованием разного количества ресурсов – при проведении внутреннего переезда практически не используется транспорт, гораздо меньше применяется упаковочного материала, нет длительных работ, связанных с погрузкой и выгрузкой имущества. Внутренний переезд обойдется компании в 1,5–2 раза дешевле, чем обычный.
При принятии решения о переезде необходимо, прежде всего, оценить потенциал имеющегося помещения с точки зрения реализации стоящих перед компанией задач. Может так сложиться, что внутренний переезд станет альтернативой традиционному переезду в другое здание.
В кейс
Осенью 2011 года в компании «Лаборатория Касперского» возникла необходимость изменить рассадку специалистов в соответствии с новой организационной структурой компании. От компании «Деликатный переезд» требовалось переместить 900 рабочих мест (личные вещи и оргтехника), расположенных в трех корпусах одного бизнес-центра, в общей сложности на девяти этажах. В условиях ограниченного пространства и сжатых сроков такая задача представлялась достаточно сложной, однако благодаря четкому планированию организации работ нам удалось решить поставленную задачу. Переезд разбили на этапы, одновременно перемещали по 200–300 рабочих мест (за сутки). В итоге – грандиозное перемещение было осуществлено за четверо суток (по выходным дням в течение месяца) без отрыва сотрудников от работы.
