+7 (495) 921-30-18 c 8:00 до 21:00, ежедневно Заказать обратный звонок

0 c 8:00 до 21:00, ежедневно +7 (495) 921-30-18 Заказать обратный звонок
Как организовать переезд большой компании

14.08.2017

Как организовать переезд большой компании

Михаил Колпаков, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами

ООО "Деликатный переезд"


В зависимости от масштаба компании, решение о переезде может приниматься задолго до планируемой даты самого переезда. Большие компании, в 100-500 сотрудников, как правило, начинают планировать работы за 5-6 месяцев, а то и за пару лет до самого переезда.
Причины могут быть разные, однако хочу еще раз обратить Ваше внимание на то, что прежде чем приступать к планированию предстоящих работ, нужно очень тщательно взвесить все риски принятого решения о переезде и еще раз подумать – а точно ли он вам так необходим?

По опыту организации крупных, в том числе междугородних переездов, мы часто видим, как некоторые компании достаточно легко и быстро решаются на переезд на новую территорию, скажем, с худшей транспортной доступностью, не всегда учитывая некоторые риски, связанные с этим. К примеру, риск потери квалифицированного персонала. Если ключевые специалисты, недовольные новым месторасположением офиса, покинут компанию после переезда – подумайте, возможно, выгоды от переезда окажутся не так весомы, и есть другие решения?

Во-первых, попробовать договориться с администрацией занимаемого бизнес-центра об уменьшении или увеличении арендуемой площади.
Во-вторых, если, скажем, у компании в определенный период времени возникает необходимость увеличить штат сотрудников, но при этом по разным причинам нет возможности расширить занимаемую площадь, то можно уплотниться, то есть разместить большее число сотрудников на той же площади. В качестве примера может служить опыт одного из наших клиентов. Этой компании удалось существенно увеличить число рабочих мест за счет изменения размеров мебели. А всего-навсего была произведена замена всех рабочих столов длиной 120 и 140 см на столы длиной в 100.

С другой стороны, сейчас действительно неплохое время для улучшения локации офиса или повышения его класса без увеличения затрат. Потому что в классе А по-прежнему рекордно низкий уровень арендных ставок, да и в целом, бизнес-центры остаются весьма лояльными, предлагают гибкие условия, идут на компромиссы. И если вы, посчитав все затраты, в том числе на сам переезд, все-таки понимаете, что смена локации – это оптимальное решение, то вот на мой взгляд 3 главных совета, которые помогут Вам сберечь и бюджет и нервы.

Первое.
Не старайтесь организовать переезд большого объема имущества (это 300-500 р.м.) в супер-сжатые сроки – 1 или 2 дня. Скорее всего, это будет стоить дороже, нежели чем, составить продуманный поэтапный график. Зачастую в каждом из бизнес-центров присутствует ряд так называемых «узких» зон (дверные проемы, маленький лифт, узкие и длинные коридоры), которые чисто физически могут не позволить за определенный Вами промежуток времени (скажем 1 сутки) вывезти имеющийся объем имущества. И увеличение количества ресурсов, которые Вам предоставляет исполнитель (кол-во специалистов и машин) ситуацию в этом случае уже не исправят. Также могут увеличиться риски потери и повреждения имущества из-за спешки и толкотни исполнителей. Соответственно, при сверх-сжатых сроках с учетом вышеописанных моментов всегда остается риск элементарно не успеть.

Поэтапный план переезда безусловно может быть менее удобен с точки зрения IT, но выгоды при таком графике / подходе могут легко перекрыть эти неудобства. Что я имею ввиду:
1. Снижение рисков срыва расписания и сроков переезда, и как следствие непрерывность рабочего процесса ваших сотрудников.
2. Возможность тщательно контролировать ход переезда, и оперативно выявлять и устранять ошибки и трудности.
3. Ну и конечно стоимость переезда. Как правило, при спланированном графике стоимость работ оказывается ниже, нежели при организации и проведении переезда, так сказать, «наскоком».

Поэтому, если игнорировать составление грамотного графика переезда, это может привести к дополнительным незапланированным затратам на сам переезд, в виде компенсации повреждений или потерь имущества, или же всевозможных штрафных санкций за несвоевременное освобождение арендуемых площадей.


Второй момент.
К сожалению, 80% компаний сталкиваются с ситуацией, когда новое помещение, куда они собираются въезжать не готово принимать сотрудников. Бывают моменты с задержками в поставках новой мебели. Но чаще, конечно, это - незаконченный ремонт. Более того, мы наблюдаем ситуацию, при которой - чем крупнее переезжающая компания, тем чаще возникают проблемы с ремонтом.
Если помещение готово наполовину, и все же принимается решение о переезде, это конечно сильно затрудняет сам процесс переезда. Часто при таком раскладе в новом помещении одновременно присутствуют представители сразу нескольких подрядчиков (ремонтники, клининг, IT, безусловно, сама компания-перевозчик). Это влечет за собой размытие зон их ответственности, и все также ведет к повышению рисков пропажи имущества или его повреждения.
Поэтому мы всегда рекомендуем, даже если у вас в документах прописано и закреплено, что ремонт будет окончен (или мебель поставлена) к такому-то числу, - «сомневайтесь» в этом, контролируйте каждый этап, вникайте в процесс подготовки нового помещения и старайтесь чуть ли не ежедневно сверяться с тем, насколько исполняется этот самый график. И даже не смотря на все эти усилия, не стоит назначать переезд на следующий день после планируемой даты окончания ремонта. Заложите небольшой люфт по времени, к примеру, в неделю. Надо понимать, что не во всех случаях подрядчики должны идти строго друг за другом.

Третий момент.
Многие заказчики бьются над вопросом - А брать ли с собой мебель?
На первый взгляд кажется, что мебель проще и дешевле везти с собой, однако это не всегда так. Цены на мебель сейчас вполне умерены. Рассчитайте затраты на перевозку мебели и на покупку новой — может оказаться, что затраты на транспортировку имеющейся мебели выше или близки к стоимости новой. А произвести такую оценку вам как раз и поможет мувинговая компания. Вы можете привлечь ее для получения консультации и планирования бюджета задолго до самого переезда.

Вкратце подытоживая все вышесказанное.
Когда решение о переезде принято:

  • во-первых, спланируйте действительно удобный и комфортный график для ваших сотрудников и вашего бизнеса;
  • реально оцените, к какому сроку будет полностью готов новый офис;
  • составьте перечень имущества, которое повезете, а невостребованную мебель, технику и документы сдайте на хранение, продайте или утилизируйте.
  • и конечно же обратите внимание, чтобы при выезде из бизнес-центра, у вас были полностью улажены договорные и денежные отношения с его администрацией.

Вам нужно будет не просто заранее проговорить все вопросы, связанные с графиком переезда, получить пропуска на персонал и автомобили исполнителя, согласовать возможность использования лифтов и парковок, но в первую очередь, погасить задолженности, если таковые имеются.
В своей практике мы не раз сталкивались с ситуациями, когда администрация бизнес-центров попросту не выпускала имущество арендатора из-за неурегулированных вопросов по оплате аренды и коммунальных платежей.
После таких, в кавычках «неожиданностей» сроки переезда всегда затягиваются, а незапланированные затраты, увы, но к сожалению, растут. А как вы понимаете, в этом не заинтересованы ни сам заказчик, ни, поверьте мне, исполнитель.

Вот некоторые основные советы, которые помогут вам тщательно спланировать и подготовиться к переезду, и сделают этот процесс легким и контролируемым.


Запись интервью:

1 часть "Как организовать переезд крупной компании"

2 часть "Нюансы переезда крупной компании"


Подготовлено для CRE Radio